É obrigatório ter cópias de segurança?
A maioria dos utilizadores não conhece este facto, mas a existência do Ofício Circulado 50.001/2013 vem introduzir algumas regras adicionais quanto à obrigatoriedade de novos requisitos técnicos, adoptados pelos sistemas de faturação. Um desses requisitos prende-se com a realização de cópias de segurança das base de dados, passando a ser obrigatório que o software garanta todos os mecanismos necessários para a criação e reposição de cópias de segurança.
Mais detalhes poderão ser consultados no Despacho n.º 8632/2014, onde cita que o(s) instalador(es) e o utilizador(es) do software em causa ficam responsáveis por garantir que hajam as condições necessárias para a realização de cópias de segurança periódicas. Assim como também competirá aos(s) utilizador(es) a garantia que os dados originais e as cópias de segurança se encontram em locais distintos. Resumindo, o(s) instalador(es) deverá em conjunto com o(s) utilizador(es) do software salvaguardar que existem todas as condições técnicas para a execução de cópias de segurança, como também cabe ao utilizador salvaguardar que as bases de dados originais e as cópias de segurança estejam em locais distintos, não podendo estes serem guardados em simultâneo nos mesmos locais de armazenamento.
Não é possível ter tudo no mesmo local?
Não, pois segundo o Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de fevereiro de 2019, as cópias de segurança são obrigatórias e devem estar fora da empresa. Mais se esclarece que as cópias de segurança são corretamente executadas, quando enviadas para uma unidade amovível ou para qualquer outro sistema de armazenamento que permita a sua retirada da empresa.
No caso de estarem a ser realizadas para um suporte físico amovível, como é o caso dos discos externos, então deverá haver uma forma de garantir a redundância dos dados, isto é, devem existir pelo menos duas unidades de armazenamento diferentes que deverão ser alternadas periodicamente entre si.
Esta politica não é da responsabilidade do Técnico de Informática?
Não, porque apesar do técnico ter a responsabilidade de garantir a existência de todas as condições necessárias para a realização das cópias de segurança, compete ao utilizador a confirmação deste mesmo procedimento, assim como também deverá salvaguardar que as cópias de segurança estarão a ser feitas para unidades amovíveis externas ou para sistemas de armazenamento externo.
O Artigo 27º do Decreto-Lei nº 28/2019 indica as condições mínimas necessárias para a conservação destas réplicas, mencionando que os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos, assim como também garantir que os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos, salvaguardando todas as condições de conservação e segurança necessárias para evitar qualquer tipo de ameaça à perda de dados.
De que forma podem ocorrer estas perdas de dados?
Muitas vezes desvalorizamos os panoramas económicos e sociais em que estamos inseridos, mas existem várias formas desta situação ocorrer. Desde ataques de origem cibercriminosa, furtos, avarias nos sistemas informáticos, incêndios, inundações ou até uma simples anulação de documentos de forma involuntária. Existem diversas formas de expormos os nossos dados ao perigo, mas muitas vezes não temos consciência desse facto.
É necessário salientar que a perda de dados poderá originar à instauração de coimas pecuniárias exigida pelos órgãos tributários.
Para além disso, será necessário não esquecer a situação catastrófica que uma perda de dados poderá provocar numa empresa, ao ponto de haver o risco de perderem-se os contatos dos clientes, dados referentes à faturação, saldos de conta-corrente, comissões de vendedores, gestão de stocks, etc. Muitas empresas podem não conseguir sobrevier a uma situação desta natureza e perdem muitas horas de recuperação, até que o sistema volte a ficar operacional, deduzindo que é possível repor todos os dados.
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