Alterar produtos

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Alterar produtos

É possível mudar a descrição dos meus produtos?

Muitas vezes, é nos colocada esta questão pelos nossos utilizadores, suscitando diversas duvidas que pretendemos esclarecer com este artigo. A resposta a esta questão é muito simples, não é possível alterar a referência ou a descrição de produtos, a partir do momento que estes tenham sido utilizados na emissão de documentos na aplicação de faturação. Por outras palavras, só poderei eliminar ou alterar certas informações dos meus produtos, enquanto estes não forem usados para a emissão de documentos na aplicação, porque, a partir desse momento, a Autoridade Tributária não permite que esta situação ocorra.
Esta informação poderá ser confirmada através do Despacho 8632/2014, onde constam um conjunto de regras elementares para a certificação de software de faturação em Portugal. Esta limitação não se deve a condições técnicas, porque se fosse o caso, muitas vezes até seria possível contornar esta questão, mas deve-se sobretudo a uma imposição da própria Autoridade Tributária que afirma que a partir do momento que estes artigos sejam utilizados, deverão ser obrigatoriamente truncados na aplicação de faturação, impossibilitando algumas alterações, eliminação ou a reutilização de produtos.

Não poderei mudar nenhuma informação na ficha de produto?

Podem e devem mudar muitas das informações registadas nas fichas de produtos, sempre que o entenderem fazer, como por exemplo: as taxas de IVA, os preços de venda, os preços de custo, as unidades de medida ou outros tipos de informações que sejam passiveis de mudança. No entanto, todos os campos de referência e descrição de produtos, não conseguirão alterar ou apagar, porque a legislação nacional assim o impossibilita, conforme poderá ser consultado no texto anterior. Embora existam aplicações de faturação que até permitam executar esta mudança, a realidade é que vai contra o que está citado no Despacho 8632/2014, ponto 3.3: “A aplicação não pode permitir (…) a alteração numa ficha de produto já existente e com documentos emitidos, do campo Descrição do produto ou serviço (…)” .

É possível eliminar um produto que já não venda na minha empresa?

A partir do momento que os produtos sejam utilizados em documentos na aplicação de faturação, deixa de ser possível a eliminação destes produtos. Em alternativa, aquilo que poderá fazer é descontinuar o produto, ativando uma opção que consta nas fichas de produtos. Esta funcionalidade não eliminará o produto da base de dados, porque tal não é permitido por lei, mas ficará oculto ao utilizador, não perturbando nas diversas operações comerciais e simplificando a sua vida.
Convém lembrar que apesar da possibilidade de descontinuar o produto na aplicação, este continuará a existir na base de dados e continuará a ser exportado no SAF-T de faturação ou global, dependendo do tipo de informação que for necessária recolher do software.

Que informações de produtos constam no SAF-T?

Dependendo do tipo de SAF-T que for utilizado para aceder à informação, se for o SAF-T de faturação, os produtos aparecerão apenas nos detalhes de documentos em que tiverem sido utilizados. Se for o SAF-T global, teremos muito mais informação disponível, havendo desde logo, uma tabela de produtos com alguns dados considerados essenciais para a identificação dos produtos, surgindo posteriormente mais informações que indicam em que documentos foram utilizados. Para além dos ficheiros SAF-T, o ficheiro de Inventário que é gerado anualmente para entregar à Autoridade Tributária, também contém muitas destas informações sobre os produtos, identificando desde logo os produtos que fazem parte da oferta da empresa, como a quantidade de stock existente à data em que o inventário da empresa foi elaborado.

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