Arquivo de faturas

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Arquivo de faturas

Por quanto tempo terei que guardar as faturas?

É uma questão frequentemente colocada pelos utilizadores, sobretudo quando o espaço para guardar a documentação começa a escassear, ficamos divididos entre manter o histórico da empresa o máximo tempo possível e ao mesmo tempo libertar espaço, atirando ao lixo pilhas de papeis que já ninguém se recordará e que muito possivelmente não voltarão a ser consultadas.
A legislação nesta matéria pode parecer um pouco ambígua, porque na realidade existem vários prazos a ter como referência, mas muitas pessoas desconhecem esse facto e acabam por cometer erros desnecessários, devido à falta de informação sobre o assunto, ou muitas vezes, devido até à falta de objetividade na informação que é comunicada. Para além disso, a própria legislação nacional dispersa-se num labirinto complexo de armadilhas, tornando matérias simples em questões inacessíveis à nossa mente, o que dificulta a compreensão de conceitos que deveriam ser básicos, mas que pretendemos aqui desmistificar, através do presente artigo.

Que prazos devem ser cumpridos pelas empresas?

Começamos pelo Artigo n.º 123 da Lei n.º 2 de 2014 que indica que todos os registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte ao IRC devem ser conservados, durante um prazo mínimo de 12 anos, o que por outras palavras, significa que todos os documentos que foram utilizados para o preenchimento e entrega das declarações fiscais do IRC, devem ser mantidos por esse número de anos.
Já o Artigo 19º do Decreto de Lei n.º 28/2019, indica que todos os registos contabilísticos e documentos de suporte ao IVA, devem ser mantidos por um prazo mínimo de 10 anos, ou seja, todos os documentos que foram utilizados apenas para o preenchimento e entrega das declarações fiscais do IVA, devem ser mantidos pelo período mínimo citado para este caso.
É claro que se os documentos servirem para o preenchimento de ambas as declarações, então deverá manter os documentos pelo período mínimo de 12 anos e não pelo período de tempo mais curto, criando-se assim uma regra que serve de base para as várias situações previstas pela legislação.

Existem outros prazos para além destes que estão definidos?

Os prazos anteriormente citados são aplicados apenas às empresas, mas existem outros períodos compreendidos pela legislação no âmbito geral, geralmente aplicados na maioria das vezes aos particulares, embora possam existir situações que possam ser aplicadas às empresas, sobretudo se não violarem as regras anteriormente mencionadas:

5 Anos – Para preservar as faturas referentes a obras de preservação e manutenção de imóveis, recibos da renda da casa e os comprovativos de pagamento das quotas de condomínio.

4 Anos – Para guardar todas as faturas que inseriu manualmente no preenchimento do IRS e que não tenham sido previamente registadas pelos seus agentes económicos, através do portal do E-fatura. Se a comunicação destas faturas tiver sido previamente efetuada pelos seus agentes económicos, nesse caso já não terá que se preocupar em guardar os papeis, pois a Autoridade Tributária já dispõe da informação necessária. Em caso de duvidas poderá consultar o artigo n.º 3 do Decreto de Lei 198/2012.

Para além disso, deverá também manter pelo mesmo período de tempo, o comprovativo de pagamento do Imposto Único de Circulação (IUC), conforme pode ser consultado no artigo 78º da Revisão dos atos tributários da Lei nº 15/2001.

3 Anos – Para manter as faturas referentes a bens móveis, tais como eletrodomésticos ou mobiliário de habitação, obedecendo assim à lei das garantias, que ao contrário do que muitas pessoas conhecem, passou muito recentemente de dois para três anos, segundo a aprovação do Decreto-Lei n.º 84/2021.

2 Anos – Para guardar as faturas referentes a serviços especializados, tais como despesas de manutenção e reparação automóvel, despesas judiciais e despesas com saúde efetuadas em clinicas e hospitais privados, sendo este período considerado necessário para a aplicação da garantia dos serviços prestados. Depois desse período, deixará de ser obrigatório manter estes documentos guardados.

1 Ano – Para preservar as faturas de trabalhos domésticos executados por canalizadores, eletricistas, pintores ou pedreiros e que têm como objetivo efetuar pequenas reparações domésticas. Findo esse prazo, já não será possível apresentar qualquer reclamação quanto ao serviço prestado, logo ficará livre de manter estes documentos.

6 Meses – Para manter as faturas relacionadas com serviços públicos essenciais, tais como: eletricidade, água, gás, ou internet, todos esses documentos devem ser preservados no mínimo por esse período de tempo. Ultrapassado esse período, qualquer divida cobrada com mais de seis meses, ficará sem efeito, segundo o que cita o artigo 10.º da Lei dos Serviços Públicos.

É possível digitalizar os meus registos para formato eletrónico?

Sim, neste momento já é possível efetuar essa operação e a legislação em vigor já prevê cenários dessa natureza. O objetivo passa pela modernização dos serviços, a preservação do ambiente ao diminuir o uso intensivo de papel e a desburocratização de processos administrativos, havendo desde já soluções tecnológicas no mercado que vão de encontro aos objetivos traçados.
No caso dos documentos terem sido emitidos através de um programa informático de faturação e enviados através de um sistema de emissão por via eletrónica, o arquivo dessas faturas pode ser efetuado em suporte eletrónico, conforme previsto nos artigos 22.º, 23.º e 28.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, por remissão do n.º 3 do artigo 52.º do Código do IVA.
Por outro lado, se os documentos fiscalmente relevantes se apresentarem impressos em formato de papel, estes podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, conforme estipula o Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro, indicando as obrigações relativas ao processamento de documentos fiscalmente relevantes, obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte.
Para que o arquivo possa ser efetuado de forma correta, os sujeitos passivos deverão implementar um plano de arquivo, o qual deve conter uma lista dos documentos registados para servir de guia de orientação para quem consultar os dados, considerando-se corretamente implementado quando cumpra os requisitos previstos no artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

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