Emitir E-Faturas

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Emitir E-Faturas

O que é uma E-fatura?

Antes de entrar na definição de e-fatura, comecemos por explicar que uma fatura convencional é um documento fiscal, cuja sua emissão é obrigatória a todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, mesmo que esta não tenha sido solicitada pelo seu adquirente, sendo obrigatória a sua emissão, a partir do momento que se dá uma transação comercial.
A fatura eletrónica acaba por ter exatamente o mesmo objetivo, só que emitida num formato digital, com o mesmo valor legal que uma fatura em papel, desde que esta contenha todas as menções obrigatórias e satisfaça as condições mínimas exigidas pela legislação, na garantia da autenticidade da sua origem e integridade do seu conteúdo.
Através deste mecanismo, imagine que ao invés de receber uma fatura em papel, receberá no seu telemóvel ou no seu computador, um e-mail com um documento para fazer download e poder guardar numa pasta no seu arquivo digital com todas suas contas pessoais. Do outro lado ficarão registados todos os dados referentes ao ao envio da ftura, aplicando-se o princípio de não repudio, definido como uma evidência para comprovar legalmente a autenticidade da sua origem, submissão, entrega e integridade, mesmo que haja negação de uma das partes envolvidas. Da parte do utilizador fica garantido que este recebe o documento através de um meio de comunicação mais rápido e eficiente, consegue ser uma parte ativa na preservação do planeta e adere a todo um processo de modernização administrativa, que aos poucos se vem tornando cada vez mais paradigmático da nossa sociedade.
Este sistema digital foi criado a partir de diretivas europeias, destinando-se a simplificar operações comerciais e garantir a autenticidade dos dados, segundo o que está mencionado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, onde constam alguns requisitos essenciais para o cumprimento da legislação: a utilização de uma assinatura eletrónica qualificada, a utilização de um selo eletrónico qualificado e /ou a utilização de um sistema de intercâmbio de dados EDI.

O que é um certificado digital?

O certificado digital de faturação eletrónica tem como objetivo assegurar a identidade do emitente da fatura, garantindo que o documento é proveniente da própria entidade, sem correr o risco de o documento ter sido adulterado ou manipulado por terceiros.
Existem dois tipos de certificado digital legalmente exigidos para a emissão de faturas eletrónicas: o certificado digital qualificado de assinatura e o selo eletrónico. Ambos devem ser emitidos por um prestador de serviços qualificado e devidamente credenciado pelo Gabinete Nacional de Segurança (GNS), uma instituição que tem como finalidade “garantir a segurança da Informação Classificada (IC) no âmbito nacional e das organizações internacionais de que Portugal é parte“.

Qual é a diferença entre um certificado qualificado de assinatura e um certificado de selo?

A diferença entre os dois é que o certificado digital qualificado de assinatura deve ser usado por pessoas singulares, identificando a existência da própria pessoa e da plenitude dos seus poderes, ao contrário do certificado de selo eletrónico que identifica uma pessoa coletiva, sendo utilizado como um carimbo digital da própria entidade. 
Estes dois tipos de certificados podem ser utilizados para a emissão de E-faturas, embora o selo eletrónico seja o mais recomendado, por duas razões: Primeiro, porque os mecanismos de criação do selo são mais ágeis, permitindo a criação massiva de faturas. Segundo, porque no selo eletrónico não são partilhados quaisquer dados pessoais, estando essa informação acessível apenas às entidades certificadoras.

Eu preciso de algum certificado para emitir E-faturas?

Qualquer empresa ou entidade que pretenda emitir faturas num formato eletrónico deverá garantir a autenticidade e a integridade dos seus documento, através de um certificado digital, conforme é citado no Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de Fevereiro.
Mesmo que tenha adquirido um outro tipo de certificado no passado, este não será válido de acordo com o decreto-lei transcrito anteriormente, pois a legislação comunitária mudou, forçando a que a própria legislação nacional sofresse alterações nesta matéria, através da Diretiva 2010/45/UE do Conselho de 13 de Julho de 2010, onde ficou registada a exigência para que as faturas eletrónicas passassem a ser validadas apenas com a utilização de uma assinatura eletrónica qualificada.

Enviar uma fatura por e-mail também é considerado uma fatura eletrónica?

Embora exista uma enorme complexidade relacionada na compreensão desta matéria, porque a legislação não parece muito clara em certos pontos, devemos desde já esclarecer o leitor que o envio de uma fatura em formato PDF, emitida diretamente do seu sistema de faturação, será considerada uma forma de faturação eletrónica, obrigando a que estes ficheiros contenham uma Assinatura Eletrónica Qualificada. Esta nova obrigação tem suscitado muitas dúvidas nas empresas, pois muitas destas já possuíam um certificado digital, usado para garantir a validade dos seus documentos, enquanto outras entidades nunca se equacionaram quanto à obrigação legal de utilizarem assinaturas em documentos fiscais, exportados diretamente do(s) seu(s) sistema(s) de faturação. Segundo o Despacho nº 49/2022-XXIII, as empresas terão até ao final do ano de 2022 para prepararem os seus sistemas de faturação para esta nova obrigação legal, porque caso isso não aconteça, as faturas deixarão de ter qualquer validade legal, o que significa que o simples facto de uma fatura estar num formato digital, não lhe conferirá qualquer valor legal, pois tal só acontece com a aplicação de uma Assinatura Eletrónica Qualificada. Para sermos até mais exatos com esta questão, esta assinatura digital comprova perante a legislação, a autenticidade do emitente da fatura e a integridade do seu conteúdo, garantindo que não existe falsificação ou manipulação de dados, pois muitas vezes, colocava-se a questão de como apurar a autenticidade dos documentos em causa, se não existir nenhuma camada de segurança adicional que consiga garantir o cumprimento desse requisito obrigatório.

Como devo fazer para ter o meu sistema preparado?

Se já determinou a necessidade de emitir faturas eletrónicas a partir do seu sistema de faturação, então, deve em primeiro lugar falar com o seu parceiro informático, para garantir de que o sistema estará devidamente atualizado e preparado para emitir documentos desta natureza, pois muitos sistemas possuem soluções distintas, necessitando de algumas parametrizações previas para ativar este mecanismo.
Assim que tudo estiver devidamente preparado, as suas faturas serão emitidas de forma prática e sem qualquer tipo de alteração na sua metodologia de trabalho, tendo a garantia de que os documentos são devidamente assinados e entregues aos seus clientes, cumprindo todos os requisitos legais obrigatórios para que não venha a ter problemas no futuro. Voltamos a relembrar que a não utilização de uma Assinatura Eletrónica Qualificada, poderá provocar constrangimentos e fará com que o documento não tenha qualquer tipo de valor legal, segundo o que vem mencionado no Decreto-Lei n.º 28/2019.

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