Entregar o SAF-T

Entregar o SAF-T

O que é o SAF-T?

O SAF-T (Standard Audit File for Tax Purpose) é um ficheiro normalizado em formato XML que reúne toda a informação fiscal e contabilística de uma empresa, durante um determinado período de tributação.
Qualquer sujeito passivo com um volume de negócios superior a 50.000€, detentor de um programa informático de faturação, obrigado a ter contabilidade organizada e que exerça atividade comercial, industrial ou agrícola, em território português, deverá exportar e entregar o ficheiro SAF-T com o objetivo de comunicar a sua faturação mensal à Autoridade Tributária, através do portal do E-fatura.
O prazo limite para entregar o ficheiro à Autoridade Tributária vai até ao dia 12 do mês seguinte, referente ao período de faturação do mês anterior, o que por outras palavras, significa que terminando o mês atual, o utilizador terá até ao dia 8 do mês seguinte para declarar todos os documentos fiscais emitidos durante esse mês, num ciclo perpétuo que se repetirá todos os meses, enquanto a empresa ou atividade comercial existirem.
Desde Julho de 2017 que a versão utilizada para a exportação do SAF-T é a 1.04, forçando que todos os programas de faturação certificados usem esta versão, sob pena de entrarem em incumprimento, conforme mencionado no Decreto Lei nº 198/2012 e na Portaria n.º 321-A/2007, implicando o seu incumprimento, a perda da certificação do software de faturação atribuída pela Autoridade Tributária.

Existem vários tipos de SAF-T?

Sim, existem alguns tipos diversificados de SAF-T que iremos abordar aqui, mas podemos desde já adiantar que o motivo da sua diversificação deve-se à objetividade de cada ficheiro.
Começando pelo SAF-T simplificado, este apresenta uma estrutura mais simplificada, apenas com base na faturação mensal, devendo ser exportado todos os meses, sem a possibilidade de incluir outros meses em simultâneo, porque a sua funcionalidade prende-se apenas com a comunicação à Autoridade Tributária dos documentos fiscais emitidos ao longo do mês em causa.
Já o SAF-T global é diferente do anterior, este contém mais dados e pode incluir um período de análise de dados maior, dando ao utilizador a possibilidade de mostrar todos os dados referentes a todo o ano civil, o que pode ser muito útil para ações de fiscalização, auditorias e integração de dados em softwares de contabilidade. Não é possível gerar um ficheiro com vários anos, pois cada um destes ficheiros deve contemplar apenas um ano civil, podendo o utilizador escolher se pretende obter dados do ano inteiro ou apenas de um período de datas menos alargado.
Por último, temos o SAF-T da contabilidade, aplicável aos softwares que contenham módulos de contabilidade, destinando-se à apresentação dos registos referentes ao plano de contas da empresa, movimentos contabilísticos lançados durante o ano fiscal e saldos das contas da contabilidade. Para além da informação transmitida, este ficheiro também poderá ser utilizado para o cumprimento de obrigações fiscais, segundo o que consta na Portaria nº 331–D/2021.

Que documentos constam no SAF-T?

Temos vários documentos que são incluídos no ficheiro SAF-T:

• Fatura;
• Fatura/Recibo;
• Fatura Simplificada;
• Nota de Crédito;
• Nota de Débito;
• Recibo (só para empresas em regime de IVA de caixa);
• Guia de Transporte;
• Guia de Remessa;
• Orçamento;
• Faturas proforma;
• Notas de encomenda;
• Consulta de mesa.

Os documentos internos não são incluídos em nenhum SAF-T, porque não têm qualquer tipo de valor fiscal, podendo ser utilizados para a gestão interna das empresas, mas não podendo nunca ser entregues aos clientes, conforme indica o Decreto de Lei 28/2019.

Já os recibos devem ter aqui uma pequena ressalva, porque estes não são incluídos no SAF-T simplificado, caso a sua empresa não esteja inserida no regime de IVA de Caixa. Se for este o cenário e pretender consultar os recibos emitidos aos clientes, deverá exportar um SAF-T global para conseguir contemplar esta informação no ficheiro. Tal como dito anteriormente, esta modalidade contempla mais informação que o normal, embora continue sem contemplar os documentos internos.

Se eu não entregar o SAF-T acontece alguma coisa?

A falta de entrega ou o incumprimento do prazo para a comunicação das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, através do ficheiro SAF-T 1.04, implica o pagamento de uma coima pecuniária que varia entre os 450 e os 22.500 euros.
Caso não tenha nenhuma fatura a declarar à Autoridade Tributária, durante um determinado mês, não será obrigado a efetuar qualquer comunicação, segundo o que consta na própria documentação fiscal citada anteriormente, não sendo obrigado a comunicar o seu ficheiro SAF-T, nos meses em que não tenha qualquer movimento.