O que é isto da faturação eletrónica para os Contratos Públicos?
De acordo com o que está estipulado no Decreto-Lei n.º 104/2021, a partir do ano de 2023 passará a existir a obrigatoriedade fiscal na adoção do sistema de faturação eletrónica via EDI para as empresas que tenham contratos com entidades publicas. Isto significa que todas as entidades públicas deixarão de aceitar a tradicional fatura em formato papel, passando os sistemas de faturação a criar um ficheiro normalizado, para ser enviado através de uma plataforma online, ou pelo menos, garantir a possibilidade da sua exportação para que seja posteriormente comunicado através de um sistema externo devidamente certificado para esse efeito.
Com esta medida, o Governo veio abrir caminho para o fim das faturas em formato tradicional, visando desta forma impulsionar a poupança nos gastos com o papel, garantir a redução da burocracia, aumentar a rapidez e a agilidade no envio das faturas e fortalecer ainda mais o combate à evasão fiscal, sendo este último ponto, um dos principais motivadores desta mudança no panorama fiscal.
Segundo o Decreto-Lei n.º 42-A/2022, as pequenas e médias empresas, microempresas e as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes, estarão obrigadas a aderir ao sistema de faturação eletrónica via EDI no âmbito da execução de contratos públicos, a partir do dia 1 de Janeiro de 2023, usando para esse efeito um ficheiro num formato standard CIUS-PT, que basicamente é um ficheiro em formato xml standard, certificado para o sistema de faturação eletrónica com entidades públicas. Isto irá implicar a existência de uma terceira entidade envolvida neste processo de faturação, permitindo a comunicação destes ficheiros exportados do nosso sistema de faturação para que sejam automaticamente integrados nas plataformas de faturação do Estado, sem correr o risco de haver fraude ou manipulação de dados.
O que devo fazer para emitir as minhas faturas?
Em primeiro lugar, recomendaria que analisassem a vossa lista de clientes e verificassem que entidades poderão estar enquadradas neste regime. Feito esse trabalho, deveremos comunicar com todos os clientes que se encontrem nesta situação para saber se estão preparados para este sistema de faturação e identificar qual o parceiro que escolheram para integrar os documentos nas suas plataformas, pois existem diversos agentes que garantem esta comunicação com as plataformas do Estado, só que não iremos trabalhar com todas eles, porque isso tornaria o nosso processo de venda demasiado complexo, embora não haja nenhuma limitação legal que o impeça. Ao invés disso, deveremos escolher o agente que mais se adequa ao nosso caso, podendo muitas vezes ser a empresa EDI mais escolhida pela generalidade dos nossos clientes. Feita essa parte, deveremos entrar em contacto com estes agentes e proceder ao registo da nossa empresa, na respetiva plataforma, para que o nosso sistema de faturação possa estar preparado para a emissão de faturas à administração pública.
É possível que haja a necessidade de trabalhar com mais do que um agente, porque nem sempre acontece um cenário perfeito, onde todas as entidades públicas trabalhem com o mesmo agente, pois cada um escolhe o parceiro que melhor cumprir as suas necessidades. Às vezes os negócios obrigam a que tenham que escolher mais do que um parceiro, embora na realidade, o método de funcionamento seja praticamente semelhante entre todos estes agentes. Basicamente, o que muda são os tarifários comerciais adquiridos pelas empresas e as entidades envolvidas neste meio de comunicação, porque nem todas as plataformas comunicam diretamente com todos os nossos sistemas de faturação. Por exemplo, a Sage tem a capacidade de integrar diretamente documentos com a EsPap e a Saphety, através de um Webservice, o que não significa que não tenha uma solução criada para trabalhar com outras plataformas diferentes, simplesmente o método de trabalho pode diferenciar um pouco de caso para caso.
Vou ter muitas alterações no meu sistema?
Na prática, todos os clientes que sejam considerados entidades públicas passarão a ter mais alguns campos na ficha de cliente por preencher, podendo em alguns casos, alguns destes serem de cariz obrigatório no seu preenchimento, levando a que o tempo de criação de um cliente no sistema de faturação possa demorar mais um minuto do que estamos habituados.
As ligações devem ser garantidas entre o vosso parceiro informático e o agente que escolheram para trabalhar com as entidades publicas que esteja na vossa lista de clientes. Este processo de configuração é efetuado uma vez e possivelmente nunca mais será mexido, à exceção de algum problema de comunicação que possa ocorrer, o que muito sinceramente, acaba por ser uma situação de rara frequência.
Quando emitirem as vossas faturas, se estas forem feitas para um cliente normal, não notarão qualquer tipo de diferença, mas no caso de se tratar de uma entidade publica, o sistema demorará mais alguns segundos a gravar o documento, porque não só estará a gravar todos os registos em base de dados, como também estará a enviar essa informação para a plataforma online do vosso agente, para que o documento possa ser introduzido automaticamente nos sistemas de faturação do Estado.
Que agentes existem e quais são os mais frequentes?
Por incrível que pareça, existem muitos agentes para este efeito, diferenciando-se muitas das vezes, mais pela tabela comercial do que pelo serviço em si, embora haja uma complexidade de mecanismos técnicos que possam ser diferenciadores entre os vários agentes, só que esse tipo de pormenores costuma passar ao lado dos utilizadores. Algumas sugestões que damos de entidades para consultarem são: a Saphety, a EsPap e a Indra, embora haja uma panóplia de escolhas muito grande à vossa disposição, não havendo qualquer obrigação de se relacionarem apenas com estas empresas em concreto.
O contacto direto com estas entidades é muito produtivo, pois muitas vezes podem orientar-vos para um conjunto de soluções à vossa medida, ou partilhar uma lista de softwares de faturação compatíveis com interligação direta às plataformas em questão. Por isso, é muito importante verificar as ofertas de mercado existentes, comparar preços e verificarem com o vosso consultor informático qual a melhor solução a ser implementada, porque existe uma enorme capacidade de escolha, só que é preciso ter uma estratégia bem definida antes mesmo de avançar para contratação de qualquer serviço de EDI.
Existe algum problema se eu continuar a enviar faturas em papel como fazia?
Para começar, se não aderirem ao sistema de faturação eletrónica via EDI para as Entidades Publicas, no caso de existirem contratos com estas mesmas entidades, então nesse caso estarão desde logo a ignorar a legislação fiscal em vigor, o que já por si poderá ser considerado uma forma de incumprimento fiscal. Depois, existe toda uma complexa rede de questões legais que não devem ser descuradas, porque o envio de uma fatura em formato papel, não garante a validade legal para cobrarem uma divida ao Estado, pois estas faturas só poderão ser validadas centralmente, a partir do momento que forem introduzidas num dos seus sistemas informáticos, através do método de faturação eletrónica via EDI. Se isso não acontecer, então poderá nunca ocorrer o pagamento dos bens ou serviços faturados, porque o papel já não garante só por si a validade do documento para este cenário em concreto.
Esta mudança não significa que os sistemas de faturação deixem de possibilitar a impressão das vossas faturas em papel, a opção não desaparece do sistema, só que em termos legais, a faturação eletrónica via EDI é o único meio de envio de faturas, aprovado pelo Estado para faturar bens e serviços às Entidades Públicas, com o devido reconhecimento legal da divida contraída pelo sector Público e garantindo também a autenticidade da legalidade transação em questão.
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