O que é o ATCUD?
O ATCUD é um código único de documento, impresso juntamento com o QRCode, tendo como objetivo certificar a validade da transação comercial efetuada entre as empresas e os seus clientes, segundo o que vem mencionado na Portaria n.º 195/2020 e no Decreto de Lei n.º 28/2019.
A principal vantagem desta implementação, é simplificar a comunicação dos documentos fiscais à Autoridade Tributária, através do portal do E-Fatura, sem que haja qualquer tipo de constrangimento com a emissão ou anulação de novas vias, porque mesmo que a fatura não tenha um número de contribuinte registado, será possível associar um determinado documento ao seu contribuinte, através da sua comunicação no portal das Finanças, podendo posteriormente essa despesa ser deduzida em sede de IRS.
Para além desta enorme mudança no panorama fiscal, este mecanismo vai permitir uma maior capacidade de fiscalização às empresas, porque qualquer contribuinte pode exigir uma fatura e comunicar no portal das Finanças, sem que haja a necessidade de ter que informar o seu número de contribuinte, o que pode originar problemas, se as empresas não tiverem os seus sistemas devidamente atualizados e preparados para este novo panorama nacional.
A introdução do ATCUD irá implicar uma outra obrigação que terá de ser realizada, antes mesmo de incluir esta variável nos documentos, passando desde logo pela comunicação das séries de faturação no portal das Finanças. Por outras palavras, as empresas deverão aceder ao portal mencionado, indicar todos os documentos e números de série que usem nos seus sistemas de faturação, sendo depois atribuído pela Autoridade Tributária, um código alfanumérico, a cada conjunto de série/documento registado no portal. Com esses códigos, iremos depois entrar no nosso programa de faturação e registar esses dados para que o sistema possa depois produzir o ATCUD para cada documento emitido.
Como é que eu vou comunicar as minhas Séries de faturação?
Existem duas formas de o fazer, embora a segunda forma dependa do próprio programa de faturação, pois nem todos os parceiros dispõem do mesmo tipo soluções.
O primeiro método é manual e implica que o utilizador ou o contabilista acedam ao site das finanças, entrem na opção correta e registem manualmente cada série e documento no portal. Depois de registados todos os documentos e séries, será atribuído a cada um destes conjuntos, um código alfanumérico que depois deverá ser introduzido manualmente no sistema de faturação.
Já o segundo método torna as coisas mais automatizadas, implicando a criação de um utilizador no portal das finanças, com a permissão WSE – Comunicação e Gestão de Séries por Webservice. A seguir, devemos aceder ao nosso sistema de faturação e efetuar a comunicação dos nossos documentos, não demorando mais do que alguns segundos até todas as séries e documentos estarem comunicados.
As nossas soluções de faturação já incluem mecanismos de comunicação automáticos, podemos inclusivamente apoiar em todo o processo, desde que seja nosso cliente e tenha as devidas condições técnicas para se efetuar todo o apoio técnico necessário. No entanto, caso pretendam fazer este registo manualmente, devem clicar neste link e seguir as instruções mencionadas anteriormente.
O que devo comunicar nas finanças?
Segundo o que legislação fiscal menciona, as empresas devem comunicar todas as séries e documentos fiscalmente relevantes que utilizem no seu processo comercial. Isto significa que todos os documentos internos não farão parte deste lote de comunicações, porque não são fiscalmente relevantes e não têm qualquer tipo de certificação fiscal.
Outra noção a ter em conta aqui, é que só iremos comunicar as séries de faturação que iremos usar daqui para frente, ou seja, todas as séries descontinuadas não devem ser comunicadas à Autoridade Tributária, assim como também não devemos comunicar documentos que não sejam usados. O ideal nestes casos será estabelecer uma sinergia entre o utilizador e o contabilista de forma a identificarem o que devem realmente comunicar no portal, evitando erros que possam condicionar futuramente o processo de faturação da empresa.
As empresas que usem séries de faturação anuais, deverão todos os anos criar a(s) nova(s) série(s) e proceder à respetiva comunicação no portal das finanças. A partir do momento que a comunicação das séries for efetuada e registada no programa faturação, deixará de ser possível utilizar qualquer outra série que não esteja registada no portal das finanças, havendo apenas exceção para as séries que são usadas para a emissão de documentos não certificados.
Por último, existe um pormenor muito importante a realçar, pois é preciso ter em mente que não poderemos comunicar na mesma série, documentos diferentes configurados com a mesma tipologia. Dando um pequeno exemplo prático, imaginem que têm dois documentos diferentes criados no vosso sistema: Fatura e Fatura PP, em que ambos estão configurados com tipo de documento Fatura (FT). Com esta mudança, não é possível comunicar estes dois documentos na mesma série, o que implicaria uma das seguintes hipóteses: utilizar um documento com uma tipologia diferente, ou, criar uma nova série só para ser usada por um destes documentos. Se forçarem a comunicação dos dois documentos na mesma série, verão que a Autoridade Tributária acusará um erro, mencionando que já existe um documento comunicado com a mesma tipologia para a mesma série.
Depois de comunicar as séries o meu sistema já procede ao ATCUD?
Na realidade, o sistema está quase preparado para começar a gerar os ATCUDs, mas será ainda necessário editar os modelos de impressão dos nossos documentos, com o objetivo de incluir esta variável. É possível que alguns modelos por defeito já estejam preparados para imprimir o ATCUD, mas nem sempre tal situação acontece, pelo que convém certificar que realmente esteja tudo em conformidade.
Este objeto deve ser posicionado por cima do espaço reservado ao QRCode, sendo impresso em todas as páginas que compõem o documento, independentemente do seu número de páginas.
Quando é que o ATCUD entrará em vigor?
O ATCUD entrará em vigor logo no primeiro dia do ano de 2023, sendo de extrema importância tratar desta situação com a maior antecedência possível, pois o portal das Finanças já se encontra devidamente preparado para esta mudança. Caso entre no novo ano, sem efetuar a comunicação das séries de faturação e sem introduzir o ATCUD nos seus documentos fiscais, poderá ser alvo de uma coima pecuniária que pode ir desde os 1.500 até aos 18.750 euros.
Para além das coimas que pode ser alvo, existe o risco do próprio ficheiro SAF-T não ser aceite no portal das finanças, devido à falta de dados fiscalmente relevantes, o que poderá implicar uma nova coima pelo incumprimento desta obrigação fiscal.
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