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Linhas de Apoio

Do que se trata?

Já foi aprovado pelo governo, o Decreto de Lei n.º 59/2021, onde vem mencionado que qualquer entidade que disponibilize linhas telefónicas para contacto dos consumidores, seja indicado de forma clara e visível, toda a informação atualizada relativamente aos preços aplicados às chamadas em questão, devendo essa indicação ser colocada em todas os locais onde esteja exposto publicamente a lista de contatos da entidade. Por outras palavras, se partilhou o seu contacto telefónico nas suas comunicações comerciais, na página de Internet da sua empresa e nas comunicações escritas com os consumidores ou nos contratos com estes celebrados, então deverá fazer uma menção relativamente aos preços das chamadas, tanto para rede fixa, como para rede móvel.
Nos casos em que não for possível determinar um preço único para os contatos apresentados, pelo simples facto deste ser variável em função da rede de origem e da rede de destino, então em alternativa deverá colocar o seguinte conteúdo informativo: «Chamada para a rede fixa nacional» e indicar o número de contacto telefónico para a rede fixa e «Chamada para rede móvel nacional» e indicar o número de contacto telefónico para a rede móvel.
Podemos ir mais longe e afirmar que segundo o que estabelece a Lei n.º 24/96, aprovada em sede de Assembleia da República, a disponibilização de uma linha de contacto telefónico, no âmbito de uma relação jurídica, não implica o pagamento de custos adicionais pelo consumidor. O custo de utilização deste meio de comunicação, não poderá ir além do que está estipulado para tarifa base. Por isso, todas as empresas devem destacar toda a informação referente aos seus contatos, disponibilizando a informação pela seguinte ordem de prioridade: disponibilização relativa às linhas gratuitas e pelas linhas geográficas ou móveis, apresentando de seguida, caso se aplique, em ordem crescente de preço, o número e o preço das chamadas para as restantes linhas.

Vou ter que editar os modelos de impressão das minhas faturas?

Inicialmente, o diploma foi criado com a intenção de obrigar as empresas a incluírem esta informação em todos os documentos e meios de comunicação das empresas, mas mais tarde, o mesmo diploma acabou por ser revisto pela Assembleia da República que decretou não haver necessidade de incluir estes dados nos modelos de impressão de documentos de faturação. Contudo, este requisito é na mesma obrigatório para a generalidade das plataformas de divulgação e apresentação da empresa, pois existe uma enorme necessidade de regular os preços aplicados na comunicação efetuada entre os consumidores e as entidades com quem se relacionam, devido ao facto de nunca ter existido uma política de transparência nesta matéria. Não são raros os relatos de pessoas que ligavam para chamadas de valor acrescentado, sem saberem disso e não tendo acesso a qualquer outro contacto telefónico da rede nacional fixa ou móvel. Existem casos de pessoas que reclamaram ao perceber que as suas chamadas eram cobradas ao preço das linhas de valor acrescentado, pagando pequenas fortunas para terem as suas questões resolvidas, alheias ao custo real da chamada efetuada.
Com isto, não pretendemos dar e entender que as chamadas de valor acrescentado sejam de alguma forma ilegais, antes pelo contrário, qualquer entidade é livre de poder criar uma linha de contacto desta natureza. Agora é claro, não poderão existir abusos nesta matéria, quando os principais lesados são os consumidores que muitas vezes contactam estas entidades, na expectativa de esclarecer situações que podem muito bem passar pelas linhas geográficas ou móveis. Qualquer entidade, incluindo os próprios serviços públicos, estão completamente impedidos de cobrar ao consumidor qualquer montante além do legalmente permitido.

Então para quem não tem contactos telefónicos afixados publicamente?

Nesse caso não terá qualquer necessidade de alterar qualquer dado, porque não é obrigado a ter que partilhar o seu contacto telefónico com o consumidor, exceto nos casos que estão previstos pela legislação, pois certos serviços são obrigados a partilhar uma linha telefónica de apoio, aplicando-se assim o que está aqui referido nos parágrafos anteriores.
Mesmo para quem só tenha publicamente disponível uma linha de apoio para questões comerciais, convém seguir as diretivas mencionadas no Decreto de Lei n.º 59/2021, porque caso sejam alvo de uma fiscalização, pode ser aplicada uma coima no valor de 3.000 euros, devido ao incumprimento desta medida, porque é obrigatório as entidades informarem os consumidores sobre valor de custo das chamadas telefónicas.

Contratos Públicos e EDI

O que é isto da faturação eletrónica para os Contratos Públicos?

De acordo com o que está estipulado no Decreto-Lei n.º 104/2021, a partir do ano de 2023 passará a existir a obrigatoriedade fiscal na adoção do sistema de faturação eletrónica via EDI para as empresas que tenham contratos com entidades publicas. Isto significa que todas as entidades públicas deixarão de aceitar a tradicional fatura em formato papel, passando os sistemas de faturação a criar um ficheiro normalizado, para ser enviado através de uma plataforma online, ou pelo menos, garantir a possibilidade da sua exportação para que seja posteriormente comunicado através de um sistema externo devidamente certificado para esse efeito.
Com esta medida, o Governo veio abrir caminho para o fim das faturas em formato tradicional, visando desta forma impulsionar a poupança nos gastos com o papel, garantir a redução da burocracia, aumentar a rapidez e a agilidade no envio das faturas e fortalecer ainda mais o combate à evasão fiscal, sendo este último ponto, um dos principais motivadores desta mudança no panorama fiscal.
Segundo o Decreto-Lei n.º 42-A/2022, as pequenas e médias empresas, microempresas e as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes, estarão obrigadas a aderir ao sistema de faturação eletrónica via EDI no âmbito da execução de contratos públicos, a partir do dia 1 de Janeiro de 2023, usando para esse efeito um ficheiro num formato standard CIUS-PT, que basicamente é um ficheiro em formato xml standard, certificado para o sistema de faturação eletrónica com entidades públicas. Isto irá implicar a existência de uma terceira entidade envolvida neste processo de faturação, permitindo a comunicação destes ficheiros exportados do nosso sistema de faturação para que sejam automaticamente integrados nas plataformas de faturação do Estado, sem correr o risco de haver fraude ou manipulação de dados.

O que devo fazer para emitir as minhas faturas?

Em primeiro lugar, recomendaria que analisassem a vossa lista de clientes e verificassem que entidades poderão estar enquadradas neste regime. Feito esse trabalho, deveremos comunicar com todos os clientes que se encontrem nesta situação para saber se estão preparados para este sistema de faturação e identificar qual o parceiro que escolheram para integrar os documentos nas suas plataformas, pois existem diversos agentes que garantem esta comunicação com as plataformas do Estado, só que não iremos trabalhar com todas eles, porque isso tornaria o nosso processo de venda demasiado complexo, embora não haja nenhuma limitação legal que o impeça. Ao invés disso, deveremos escolher o agente que mais se adequa ao nosso caso, podendo muitas vezes ser a empresa EDI mais escolhida pela generalidade dos nossos clientes. Feita essa parte, deveremos entrar em contacto com estes agentes e proceder ao registo da nossa empresa, na respetiva plataforma, para que o nosso sistema de faturação possa estar preparado para a emissão de faturas à administração pública.
É possível que haja a necessidade de trabalhar com mais do que um agente, porque nem sempre acontece um cenário perfeito, onde todas as entidades públicas trabalhem com o mesmo agente, pois cada um escolhe o parceiro que melhor cumprir as suas necessidades. Às vezes os negócios obrigam a que tenham que escolher mais do que um parceiro, embora na realidade, o método de funcionamento seja praticamente semelhante entre todos estes agentes. Basicamente, o que muda são os tarifários comerciais adquiridos pelas empresas e as entidades envolvidas neste meio de comunicação, porque nem todas as plataformas comunicam diretamente com todos os nossos sistemas de faturação. Por exemplo, a Sage tem a capacidade de integrar diretamente documentos com a EsPap e a Saphety, através de um Webservice, o que não significa que não tenha uma solução criada para trabalhar com outras plataformas diferentes, simplesmente o método de trabalho pode diferenciar um pouco de caso para caso.

Vou ter muitas alterações no meu sistema?

Na prática, todos os clientes que sejam considerados entidades públicas passarão a ter mais alguns campos na ficha de cliente por preencher, podendo em alguns casos, alguns destes serem de cariz obrigatório no seu preenchimento, levando a que o tempo de criação de um cliente no sistema de faturação possa demorar mais um minuto do que estamos habituados.
As ligações devem ser garantidas entre o vosso parceiro informático e o agente que escolheram para trabalhar com as entidades publicas que esteja na vossa lista de clientes. Este processo de configuração é efetuado uma vez e possivelmente nunca mais será mexido, à exceção de algum problema de comunicação que possa ocorrer, o que muito sinceramente, acaba por ser uma situação de rara frequência.
Quando emitirem as vossas faturas, se estas forem feitas para um cliente normal, não notarão qualquer tipo de diferença, mas no caso de se tratar de uma entidade publica, o sistema demorará mais alguns segundos a gravar o documento, porque não só estará a gravar todos os registos em base de dados, como também estará a enviar essa informação para a plataforma online do vosso agente, para que o documento possa ser introduzido automaticamente nos sistemas de faturação do Estado.

Que agentes existem e quais são os mais frequentes?

Por incrível que pareça, existem muitos agentes para este efeito, diferenciando-se muitas das vezes, mais pela tabela comercial do que pelo serviço em si, embora haja uma complexidade de mecanismos técnicos que possam ser diferenciadores entre os vários agentes, só que esse tipo de pormenores costuma passar ao lado dos utilizadores. Algumas sugestões que damos de entidades para consultarem são: a Saphety, a EsPap e a Indra, embora haja uma panóplia de escolhas muito grande à vossa disposição, não havendo qualquer obrigação de se relacionarem apenas com estas empresas em concreto.
O contacto direto com estas entidades é muito produtivo, pois muitas vezes podem orientar-vos para um conjunto de soluções à vossa medida, ou partilhar uma lista de softwares de faturação compatíveis com interligação direta às plataformas em questão. Por isso, é muito importante verificar as ofertas de mercado existentes, comparar preços e verificarem com o vosso consultor informático qual a melhor solução a ser implementada, porque existe uma enorme capacidade de escolha, só que é preciso ter uma estratégia bem definida antes mesmo de avançar para contratação de qualquer serviço de EDI.

Existe algum problema se eu continuar a enviar faturas em papel como fazia?

Para começar, se não aderirem ao sistema de faturação eletrónica via EDI para as Entidades Publicas, no caso de existirem contratos com estas mesmas entidades, então nesse caso estarão desde logo a ignorar a legislação fiscal em vigor, o que já por si poderá ser considerado uma forma de incumprimento fiscal. Depois, existe toda uma complexa rede de questões legais que não devem ser descuradas, porque o envio de uma fatura em formato papel, não garante a validade legal para cobrarem uma divida ao Estado, pois estas faturas só poderão ser validadas centralmente, a partir do momento que forem introduzidas num dos seus sistemas informáticos, através do método de faturação eletrónica via EDI. Se isso não acontecer, então poderá nunca ocorrer o pagamento dos bens ou serviços faturados, porque o papel já não garante só por si a validade do documento para este cenário em concreto.
Esta mudança não significa que os sistemas de faturação deixem de possibilitar a impressão das vossas faturas em papel, a opção não desaparece do sistema, só que em termos legais, a faturação eletrónica via EDI é o único meio de envio de faturas, aprovado pelo Estado para faturar bens e serviços às Entidades Públicas, com o devido reconhecimento legal da divida contraída pelo sector Público e garantindo também a autenticidade da legalidade transação em questão.

O ATCUD

O que é o ATCUD?

O ATCUD é um código único de documento, impresso juntamento com o QRCode, tendo como objetivo certificar a validade da transação comercial efetuada entre as empresas e os seus clientes, segundo o que vem mencionado na Portaria n.º 195/2020 e no Decreto de Lei n.º 28/2019.
A principal vantagem desta implementação, é simplificar a comunicação dos documentos fiscais à Autoridade Tributária, através do portal do E-Fatura, sem que haja qualquer tipo de constrangimento com a emissão ou anulação de novas vias, porque mesmo que a fatura não tenha um número de contribuinte registado, será possível associar um determinado documento ao seu contribuinte, através da sua comunicação no portal das Finanças, podendo posteriormente essa despesa ser deduzida em sede de IRS.
Para além desta enorme mudança no panorama fiscal, este mecanismo vai permitir uma maior capacidade de fiscalização às empresas, porque qualquer contribuinte pode exigir uma fatura e comunicar no portal das Finanças, sem que haja a necessidade de ter que informar o seu número de contribuinte, o que pode originar problemas, se as empresas não tiverem os seus sistemas devidamente atualizados e preparados para este novo panorama nacional.
A introdução do ATCUD irá implicar uma outra obrigação que terá de ser realizada, antes mesmo de incluir esta variável nos documentos, passando desde logo pela comunicação das séries de faturação no portal das Finanças. Por outras palavras, as empresas deverão aceder ao portal mencionado, indicar todos os documentos e números de série que usem nos seus sistemas de faturação, sendo depois atribuído pela Autoridade Tributária, um código alfanumérico, a cada conjunto de série/documento registado no portal. Com esses códigos, iremos depois entrar no nosso programa de faturação e registar esses dados para que o sistema possa depois produzir o ATCUD para cada documento emitido.

Como é que eu vou comunicar as minhas Séries de faturação?

Existem duas formas de o fazer, embora a segunda forma dependa do próprio programa de faturação, pois nem todos os parceiros dispõem do mesmo tipo soluções.
O primeiro método é manual e implica que o utilizador ou o contabilista acedam ao site das finanças, entrem na opção correta e registem manualmente cada série e documento no portal. Depois de registados todos os documentos e séries, será atribuído a cada um destes conjuntos, um código alfanumérico que depois deverá ser introduzido manualmente no sistema de faturação.
Já o segundo método torna as coisas mais automatizadas, implicando a criação de um utilizador no portal das finanças, com a permissão WSE – Comunicação e Gestão de Séries por Webservice. A seguir, devemos aceder ao nosso sistema de faturação e efetuar a comunicação dos nossos documentos, não demorando mais do que alguns segundos até todas as séries e documentos estarem comunicados.
As nossas soluções de faturação já incluem mecanismos de comunicação automáticos, podemos inclusivamente apoiar em todo o processo, desde que seja nosso cliente e tenha as devidas condições técnicas para se efetuar todo o apoio técnico necessário. No entanto, caso pretendam fazer este registo manualmente, devem clicar neste link e seguir as instruções mencionadas anteriormente.

O que devo comunicar nas finanças?

Segundo o que legislação fiscal menciona, as empresas devem comunicar todas as séries e documentos fiscalmente relevantes que utilizem no seu processo comercial. Isto significa que todos os documentos internos não farão parte deste lote de comunicações, porque não são fiscalmente relevantes e não têm qualquer tipo de certificação fiscal.
Outra noção a ter em conta aqui, é que só iremos comunicar as séries de faturação que iremos usar daqui para frente, ou seja, todas as séries descontinuadas não devem ser comunicadas à Autoridade Tributária, assim como também não devemos comunicar documentos que não sejam usados. O ideal nestes casos será estabelecer uma sinergia entre o utilizador e o contabilista de forma a identificarem o que devem realmente comunicar no portal, evitando erros que possam condicionar futuramente o processo de faturação da empresa.
As empresas que usem séries de faturação anuais, deverão todos os anos criar a(s) nova(s) série(s) e proceder à respetiva comunicação no portal das finanças. A partir do momento que a comunicação das séries for efetuada e registada no programa faturação, deixará de ser possível utilizar qualquer outra série que não esteja registada no portal das finanças, havendo apenas exceção para as séries que são usadas para a emissão de documentos não certificados.
Por último, existe um pormenor muito importante a realçar, pois é preciso ter em mente que não poderemos comunicar na mesma série, documentos diferentes configurados com a mesma tipologia. Dando um pequeno exemplo prático, imaginem que têm dois documentos diferentes criados no vosso sistema: Fatura e Fatura PP, em que ambos estão configurados com tipo de documento Fatura (FT). Com esta mudança, não é possível comunicar estes dois documentos na mesma série, o que implicaria uma das seguintes hipóteses: utilizar um documento com uma tipologia diferente, ou, criar uma nova série só para ser usada por um destes documentos. Se forçarem a comunicação dos dois documentos na mesma série, verão que a Autoridade Tributária acusará um erro, mencionando que já existe um documento comunicado com a mesma tipologia para a mesma série.

Depois de comunicar as séries o meu sistema já procede ao ATCUD?

Na realidade, o sistema está quase preparado para começar a gerar os ATCUDs, mas será ainda necessário editar os modelos de impressão dos nossos documentos, com o objetivo de incluir esta variável. É possível que alguns modelos por defeito já estejam preparados para imprimir o ATCUD, mas nem sempre tal situação acontece, pelo que convém certificar que realmente esteja tudo em conformidade.
Este objeto deve ser posicionado por cima do espaço reservado ao QRCode, sendo impresso em todas as páginas que compõem o documento, independentemente do seu número de páginas.

Quando é que o ATCUD entrará em vigor?

O ATCUD entrará em vigor logo no primeiro dia do ano de 2023, sendo de extrema importância tratar desta situação com a maior antecedência possível, pois o portal das Finanças já se encontra devidamente preparado para esta mudança. Caso entre no novo ano, sem efetuar a comunicação das séries de faturação e sem introduzir o ATCUD nos seus documentos fiscais, poderá ser alvo de uma coima pecuniária que pode ir desde os 1.500 até aos 18.750 euros.
Para além das coimas que pode ser alvo, existe o risco do próprio ficheiro SAF-T não ser aceite no portal das finanças, devido à falta de dados fiscalmente relevantes, o que poderá implicar uma nova coima pelo incumprimento desta obrigação fiscal.

Entregar o SAF-T

O que é o SAF-T?

O SAF-T (Standard Audit File for Tax Purpose) é um ficheiro normalizado em formato XML que reúne toda a informação fiscal e contabilística de uma empresa, durante um determinado período de tributação.
Qualquer sujeito passivo com um volume de negócios superior a 50.000€, detentor de um programa informático de faturação, obrigado a ter contabilidade organizada e que exerça atividade comercial, industrial ou agrícola, em território português, deverá exportar e entregar o ficheiro SAF-T com o objetivo de comunicar a sua faturação mensal à Autoridade Tributária, através do portal do E-fatura.
O prazo limite para entregar o ficheiro à Autoridade Tributária vai até ao dia 12 do mês seguinte, referente ao período de faturação do mês anterior, o que por outras palavras, significa que terminando o mês atual, o utilizador terá até ao dia 8 do mês seguinte para declarar todos os documentos fiscais emitidos durante esse mês, num ciclo perpétuo que se repetirá todos os meses, enquanto a empresa ou atividade comercial existirem.
Desde Julho de 2017 que a versão utilizada para a exportação do SAF-T é a 1.04, forçando que todos os programas de faturação certificados usem esta versão, sob pena de entrarem em incumprimento, conforme mencionado no Decreto Lei nº 198/2012 e na Portaria n.º 321-A/2007, implicando o seu incumprimento, a perda da certificação do software de faturação atribuída pela Autoridade Tributária.

Existem vários tipos de SAF-T?

Sim, existem alguns tipos diversificados de SAF-T que iremos abordar aqui, mas podemos desde já adiantar que o motivo da sua diversificação deve-se à objetividade de cada ficheiro.
Começando pelo SAF-T simplificado, este apresenta uma estrutura mais simplificada, apenas com base na faturação mensal, devendo ser exportado todos os meses, sem a possibilidade de incluir outros meses em simultâneo, porque a sua funcionalidade prende-se apenas com a comunicação à Autoridade Tributária dos documentos fiscais emitidos ao longo do mês em causa.
Já o SAF-T global é diferente do anterior, este contém mais dados e pode incluir um período de análise de dados maior, dando ao utilizador a possibilidade de mostrar todos os dados referentes a todo o ano civil, o que pode ser muito útil para ações de fiscalização, auditorias e integração de dados em softwares de contabilidade. Não é possível gerar um ficheiro com vários anos, pois cada um destes ficheiros deve contemplar apenas um ano civil, podendo o utilizador escolher se pretende obter dados do ano inteiro ou apenas de um período de datas menos alargado.
Por último, temos o SAF-T da contabilidade, aplicável aos softwares que contenham módulos de contabilidade, destinando-se à apresentação dos registos referentes ao plano de contas da empresa, movimentos contabilísticos lançados durante o ano fiscal e saldos das contas da contabilidade. Para além da informação transmitida, este ficheiro também poderá ser utilizado para o cumprimento de obrigações fiscais, segundo o que consta na Portaria nº 331–D/2021.

Que documentos constam no SAF-T?

Temos vários documentos que são incluídos no ficheiro SAF-T:

• Fatura;
• Fatura/Recibo;
• Fatura Simplificada;
• Nota de Crédito;
• Nota de Débito;
• Recibo (só para empresas em regime de IVA de caixa);
• Guia de Transporte;
• Guia de Remessa;
• Orçamento;
• Faturas proforma;
• Notas de encomenda;
• Consulta de mesa.

Os documentos internos não são incluídos em nenhum SAF-T, porque não têm qualquer tipo de valor fiscal, podendo ser utilizados para a gestão interna das empresas, mas não podendo nunca ser entregues aos clientes, conforme indica o Decreto de Lei 28/2019.

Já os recibos devem ter aqui uma pequena ressalva, porque estes não são incluídos no SAF-T simplificado, caso a sua empresa não esteja inserida no regime de IVA de Caixa. Se for este o cenário e pretender consultar os recibos emitidos aos clientes, deverá exportar um SAF-T global para conseguir contemplar esta informação no ficheiro. Tal como dito anteriormente, esta modalidade contempla mais informação que o normal, embora continue sem contemplar os documentos internos.

Se eu não entregar o SAF-T acontece alguma coisa?

A falta de entrega ou o incumprimento do prazo para a comunicação das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, através do ficheiro SAF-T 1.04, implica o pagamento de uma coima pecuniária que varia entre os 450 e os 22.500 euros.
Caso não tenha nenhuma fatura a declarar à Autoridade Tributária, durante um determinado mês, não será obrigado a efetuar qualquer comunicação, segundo o que consta na própria documentação fiscal citada anteriormente, não sendo obrigado a comunicar o seu ficheiro SAF-T, nos meses em que não tenha qualquer movimento.

Emitir E-Faturas

O que é uma E-fatura?

Antes de entrar na definição de e-fatura, comecemos por explicar que uma fatura convencional é um documento fiscal, cuja sua emissão é obrigatória a todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, mesmo que esta não tenha sido solicitada pelo seu adquirente, sendo obrigatória a sua emissão, a partir do momento que se dá uma transação comercial.
A fatura eletrónica acaba por ter exatamente o mesmo objetivo, só que emitida num formato digital, com o mesmo valor legal que uma fatura em papel, desde que esta contenha todas as menções obrigatórias e satisfaça as condições mínimas exigidas pela legislação, na garantia da autenticidade da sua origem e integridade do seu conteúdo.
Através deste mecanismo, imagine que ao invés de receber uma fatura em papel, receberá no seu telemóvel ou no seu computador, um e-mail com um documento para fazer download e poder guardar numa pasta no seu arquivo digital com todas suas contas pessoais. Do outro lado ficarão registados todos os dados referentes ao ao envio da ftura, aplicando-se o princípio de não repudio, definido como uma evidência para comprovar legalmente a autenticidade da sua origem, submissão, entrega e integridade, mesmo que haja negação de uma das partes envolvidas. Da parte do utilizador fica garantido que este recebe o documento através de um meio de comunicação mais rápido e eficiente, consegue ser uma parte ativa na preservação do planeta e adere a todo um processo de modernização administrativa, que aos poucos se vem tornando cada vez mais paradigmático da nossa sociedade.
Este sistema digital foi criado a partir de diretivas europeias, destinando-se a simplificar operações comerciais e garantir a autenticidade dos dados, segundo o que está mencionado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, onde constam alguns requisitos essenciais para o cumprimento da legislação: a utilização de uma assinatura eletrónica qualificada, a utilização de um selo eletrónico qualificado e /ou a utilização de um sistema de intercâmbio de dados EDI.

O que é um certificado digital?

O certificado digital de faturação eletrónica tem como objetivo assegurar a identidade do emitente da fatura, garantindo que o documento é proveniente da própria entidade, sem correr o risco de o documento ter sido adulterado ou manipulado por terceiros.
Existem dois tipos de certificado digital legalmente exigidos para a emissão de faturas eletrónicas: o certificado digital qualificado de assinatura e o selo eletrónico. Ambos devem ser emitidos por um prestador de serviços qualificado e devidamente credenciado pelo Gabinete Nacional de Segurança (GNS), uma instituição que tem como finalidade “garantir a segurança da Informação Classificada (IC) no âmbito nacional e das organizações internacionais de que Portugal é parte“.

Qual é a diferença entre um certificado qualificado de assinatura e um certificado de selo?

A diferença entre os dois é que o certificado digital qualificado de assinatura deve ser usado por pessoas singulares, identificando a existência da própria pessoa e da plenitude dos seus poderes, ao contrário do certificado de selo eletrónico que identifica uma pessoa coletiva, sendo utilizado como um carimbo digital da própria entidade. 
Estes dois tipos de certificados podem ser utilizados para a emissão de E-faturas, embora o selo eletrónico seja o mais recomendado, por duas razões: Primeiro, porque os mecanismos de criação do selo são mais ágeis, permitindo a criação massiva de faturas. Segundo, porque no selo eletrónico não são partilhados quaisquer dados pessoais, estando essa informação acessível apenas às entidades certificadoras.

Eu preciso de algum certificado para emitir E-faturas?

A partir de 1 de janeiro de 2024, qualquer empresa ou entidade que pretenda emitir faturas num formato eletrónico deverá garantir a autenticidade e a integridade dos seus documento, através de um certificado digital, conforme é citado no Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de Fevereiro.
Mesmo que tenha adquirido um outro tipo de certificado no passado, este não será válido de acordo com o decreto-lei transcrito anteriormente, pois a legislação comunitária mudou, forçando a que a própria legislação nacional sofresse alterações nesta matéria, através da Diretiva 2010/45/UE do Conselho de 13 de Julho de 2010, onde ficou registada a exigência para que as faturas eletrónicas passassem a ser validadas apenas com a utilização de uma assinatura eletrónica qualificada.

Enviar uma fatura por e-mail também é considerado uma fatura eletrónica?

Embora exista uma enorme complexidade relacionada na compreensão desta matéria, porque a legislação não parece muito clara em certos pontos, devemos desde já esclarecer o leitor que o envio de uma fatura em formato PDF, emitida diretamente do seu sistema de faturação, será considerada uma forma de faturação eletrónica, obrigando a que estes ficheiros contenham uma Assinatura Eletrónica Qualificada. Esta nova obrigação tem suscitado muitas dúvidas nas empresas, pois muitas destas já possuíam um certificado digital, usado para garantir a validade dos seus documentos, enquanto outras entidades nunca se equacionaram quanto à obrigação legal de utilizarem assinaturas em documentos fiscais, exportados diretamente do(s) seu(s) sistema(s) de faturação. Segundo o Despacho nº 49/2022-XXIII, as empresas terão até ao final do ano de 2023 para prepararem os seus sistemas de faturação para esta nova obrigação legal, porque caso isso não aconteça, as faturas deixarão de ter qualquer validade legal, o que significa que o simples facto de uma fatura estar num formato digital, não lhe conferirá qualquer valor legal, pois tal só acontece com a aplicação de uma Assinatura Eletrónica Qualificada. Para sermos até mais exatos com esta questão, esta assinatura digital comprova perante a legislação, a autenticidade do emitente da fatura e a integridade do seu conteúdo, garantindo que não existe falsificação ou manipulação de dados, pois muitas vezes, colocava-se a questão de como apurar a autenticidade dos documentos em causa, se não existir nenhuma camada de segurança adicional que consiga garantir o cumprimento desse requisito obrigatório.

Como devo fazer para ter o meu sistema preparado?

Se já determinou a necessidade de emitir faturas eletrónicas a partir do seu sistema de faturação, então, deve em primeiro lugar falar com o seu parceiro informático, para garantir de que o sistema estará devidamente atualizado e preparado para emitir documentos desta natureza, pois muitos sistemas possuem soluções distintas, necessitando de algumas parametrizações previas para ativar este mecanismo.
Assim que tudo estiver devidamente preparado, as suas faturas serão emitidas de forma prática e sem qualquer tipo de alteração na sua metodologia de trabalho, tendo a garantia de que os documentos são devidamente assinados e entregues aos seus clientes, cumprindo todos os requisitos legais obrigatórios para que não venha a ter problemas no futuro. Voltamos a relembrar que a não utilização de uma Assinatura Eletrónica Qualificada, poderá provocar constrangimentos e fará com que o documento não tenha qualquer tipo de valor legal, segundo o que vem mencionado no Decreto-Lei n.º 28/2019.

Arquivo de faturas

Por quanto tempo terei que guardar as faturas?

É uma questão frequentemente colocada pelos utilizadores, sobretudo quando o espaço para guardar a documentação começa a escassear, ficamos divididos entre manter o histórico da empresa o máximo tempo possível e ao mesmo tempo libertar espaço, atirando ao lixo pilhas de papeis que já ninguém se recordará e que muito possivelmente não voltarão a ser consultadas.
A legislação nesta matéria pode parecer um pouco ambígua, porque na realidade existem vários prazos a ter como referência, mas muitas pessoas desconhecem esse facto e acabam por cometer erros desnecessários, devido à falta de informação sobre o assunto, ou muitas vezes, devido até à falta de objetividade na informação que é comunicada. Para além disso, a própria legislação nacional dispersa-se num labirinto complexo de armadilhas, tornando matérias simples em questões inacessíveis à nossa mente, o que dificulta a compreensão de conceitos que deveriam ser básicos, mas que pretendemos aqui desmistificar, através do presente artigo.

Que prazos devem ser cumpridos pelas empresas?

Começamos pelo Artigo n.º 123 da Lei n.º 2 de 2014 que indica que todos os registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte ao IRC devem ser conservados, durante um prazo mínimo de 12 anos, o que por outras palavras, significa que todos os documentos que foram utilizados para o preenchimento e entrega das declarações fiscais do IRC, devem ser mantidos por esse número de anos.
Já o Artigo 19º do Decreto de Lei n.º 28/2019, indica que todos os registos contabilísticos e documentos de suporte ao IVA, devem ser mantidos por um prazo mínimo de 10 anos, ou seja, todos os documentos que foram utilizados apenas para o preenchimento e entrega das declarações fiscais do IVA, devem ser mantidos pelo período mínimo citado para este caso.
É claro que se os documentos servirem para o preenchimento de ambas as declarações, então deverá manter os documentos pelo período mínimo de 12 anos e não pelo período de tempo mais curto, criando-se assim uma regra que serve de base para as várias situações previstas pela legislação.

Existem outros prazos para além destes que estão definidos?

Os prazos anteriormente citados são aplicados apenas às empresas, mas existem outros períodos compreendidos pela legislação no âmbito geral, geralmente aplicados na maioria das vezes aos particulares, embora possam existir situações que possam ser aplicadas às empresas, sobretudo se não violarem as regras anteriormente mencionadas:

5 Anos – Para preservar as faturas referentes a obras de preservação e manutenção de imóveis, recibos da renda da casa e os comprovativos de pagamento das quotas de condomínio.

4 Anos – Para guardar todas as faturas que inseriu manualmente no preenchimento do IRS e que não tenham sido previamente registadas pelos seus agentes económicos, através do portal do E-fatura. Se a comunicação destas faturas tiver sido previamente efetuada pelos seus agentes económicos, nesse caso já não terá que se preocupar em guardar os papeis, pois a Autoridade Tributária já dispõe da informação necessária. Em caso de duvidas poderá consultar o artigo n.º 3 do Decreto de Lei 198/2012.

Para além disso, deverá também manter pelo mesmo período de tempo, o comprovativo de pagamento do Imposto Único de Circulação (IUC), conforme pode ser consultado no artigo 78º da Revisão dos atos tributários da Lei nº 15/2001.

3 Anos – Para manter as faturas referentes a bens móveis, tais como eletrodomésticos ou mobiliário de habitação, obedecendo assim à lei das garantias, que ao contrário do que muitas pessoas conhecem, passou muito recentemente de dois para três anos, segundo a aprovação do Decreto-Lei n.º 84/2021.

2 Anos – Para guardar as faturas referentes a serviços especializados, tais como despesas de manutenção e reparação automóvel, despesas judiciais e despesas com saúde efetuadas em clinicas e hospitais privados, sendo este período considerado necessário para a aplicação da garantia dos serviços prestados. Depois desse período, deixará de ser obrigatório manter estes documentos guardados.

1 Ano – Para preservar as faturas de trabalhos domésticos executados por canalizadores, eletricistas, pintores ou pedreiros e que têm como objetivo efetuar pequenas reparações domésticas. Findo esse prazo, já não será possível apresentar qualquer reclamação quanto ao serviço prestado, logo ficará livre de manter estes documentos.

6 Meses – Para manter as faturas relacionadas com serviços públicos essenciais, tais como: eletricidade, água, gás, ou internet, todos esses documentos devem ser preservados no mínimo por esse período de tempo. Ultrapassado esse período, qualquer divida cobrada com mais de seis meses, ficará sem efeito, segundo o que cita o artigo 10.º da Lei dos Serviços Públicos.

É possível digitalizar os meus registos para formato eletrónico?

Sim, neste momento já é possível efetuar essa operação e a legislação em vigor já prevê cenários dessa natureza. O objetivo passa pela modernização dos serviços, a preservação do ambiente ao diminuir o uso intensivo de papel e a desburocratização de processos administrativos, havendo desde já soluções tecnológicas no mercado que vão de encontro aos objetivos traçados.
No caso dos documentos terem sido emitidos através de um programa informático de faturação e enviados através de um sistema de emissão por via eletrónica, o arquivo dessas faturas pode ser efetuado em suporte eletrónico, conforme previsto nos artigos 22.º, 23.º e 28.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, por remissão do n.º 3 do artigo 52.º do Código do IVA.
Por outro lado, se os documentos fiscalmente relevantes se apresentarem impressos em formato de papel, estes podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico, conforme estipula o Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro, indicando as obrigações relativas ao processamento de documentos fiscalmente relevantes, obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte.
Para que o arquivo possa ser efetuado de forma correta, os sujeitos passivos deverão implementar um plano de arquivo, o qual deve conter uma lista dos documentos registados para servir de guia de orientação para quem consultar os dados, considerando-se corretamente implementado quando cumpra os requisitos previstos no artigo 26.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

Alterar produtos

É possível mudar a descrição dos meus produtos?

Muitas vezes, é nos colocada esta questão pelos nossos utilizadores, suscitando diversas duvidas que pretendemos esclarecer com este artigo. A resposta a esta questão é muito simples, não é possível alterar a referência ou a descrição de produtos, a partir do momento que estes tenham sido utilizados na emissão de documentos na aplicação de faturação. Por outras palavras, só poderei eliminar ou alterar certas informações dos meus produtos, enquanto estes não forem usados para a emissão de documentos na aplicação, porque, a partir desse momento, a Autoridade Tributária não permite que esta situação ocorra.
Esta informação poderá ser confirmada através do Despacho 8632/2014, onde constam um conjunto de regras elementares para a certificação de software de faturação em Portugal. Esta limitação não se deve a condições técnicas, porque se fosse o caso, muitas vezes até seria possível contornar esta questão, mas deve-se sobretudo a uma imposição da própria Autoridade Tributária que afirma que a partir do momento que estes artigos sejam utilizados, deverão ser obrigatoriamente truncados na aplicação de faturação, impossibilitando algumas alterações, eliminação ou a reutilização de produtos.

Não poderei mudar nenhuma informação na ficha de produto?

Podem e devem mudar muitas das informações registadas nas fichas de produtos, sempre que o entenderem fazer, como por exemplo: as taxas de IVA, os preços de venda, os preços de custo, as unidades de medida ou outros tipos de informações que sejam passiveis de mudança. No entanto, todos os campos de referência e descrição de produtos, não conseguirão alterar ou apagar, porque a legislação nacional assim o impossibilita, conforme poderá ser consultado no texto anterior. Embora existam aplicações de faturação que até permitam executar esta mudança, a realidade é que vai contra o que está citado no Despacho 8632/2014, ponto 3.3: “A aplicação não pode permitir (…) a alteração numa ficha de produto já existente e com documentos emitidos, do campo Descrição do produto ou serviço (…)” .

É possível eliminar um produto que já não venda na minha empresa?

A partir do momento que os produtos sejam utilizados em documentos na aplicação de faturação, deixa de ser possível a eliminação destes produtos. Em alternativa, aquilo que poderá fazer é descontinuar o produto, ativando uma opção que consta nas fichas de produtos. Esta funcionalidade não eliminará o produto da base de dados, porque tal não é permitido por lei, mas ficará oculto ao utilizador, não perturbando nas diversas operações comerciais e simplificando a sua vida.
Convém lembrar que apesar da possibilidade de descontinuar o produto na aplicação, este continuará a existir na base de dados e continuará a ser exportado no SAF-T de faturação ou global, dependendo do tipo de informação que for necessária recolher do software.

Que informações de produtos constam no SAF-T?

Dependendo do tipo de SAF-T que for utilizado para aceder à informação, se for o SAF-T de faturação, os produtos aparecerão apenas nos detalhes de documentos em que tiverem sido utilizados. Se for o SAF-T global, teremos muito mais informação disponível, havendo desde logo, uma tabela de produtos com alguns dados considerados essenciais para a identificação dos produtos, surgindo posteriormente mais informações que indicam em que documentos foram utilizados. Para além dos ficheiros SAF-T, o ficheiro de Inventário que é gerado anualmente para entregar à Autoridade Tributária, também contém muitas destas informações sobre os produtos, identificando desde logo os produtos que fazem parte da oferta da empresa, como a quantidade de stock existente à data em que o inventário da empresa foi elaborado.

Cópias de Segurança

É obrigatório ter cópias de segurança?

A maioria dos utilizadores não conhece este facto, mas a existência do Ofício Circulado 50.001/2013 vem introduzir algumas regras adicionais quanto à obrigatoriedade de novos requisitos técnicos, adoptados pelos sistemas de faturação. Um desses requisitos prende-se com a realização de cópias de segurança das base de dados, passando a ser obrigatório que o software garanta todos os mecanismos necessários para a criação e reposição de cópias de segurança.
Mais detalhes poderão ser consultados no Despacho n.º 8632/2014, onde cita que o(s) instalador(es) e o utilizador(es) do software em causa ficam responsáveis por garantir que hajam as condições necessárias para a realização de cópias de segurança periódicas. Assim como também competirá aos(s) utilizador(es) a garantia que os dados originais e as cópias de segurança se encontram em locais distintos. Resumindo, o(s) instalador(es) deverá em conjunto com o(s) utilizador(es) do software salvaguardar que existem todas as condições técnicas para a execução de cópias de segurança, como também cabe ao utilizador salvaguardar que as bases de dados originais e as cópias de segurança estejam em locais distintos, não podendo estes serem guardados em simultâneo nos mesmos locais de armazenamento.

Não é possível ter tudo no mesmo local?

Não, pois segundo o Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de fevereiro de 2019, as cópias de segurança são obrigatórias e devem estar fora da empresa. Mais se esclarece que as cópias de segurança são corretamente executadas, quando enviadas para uma unidade amovível ou para qualquer outro sistema de armazenamento que permita a sua retirada da empresa.
No caso de estarem a ser realizadas para um suporte físico amovível, como é o caso dos discos externos, então deverá haver uma forma de garantir a redundância dos dados, isto é, devem existir pelo menos duas unidades de armazenamento diferentes que deverão ser alternadas periodicamente entre si.

Esta politica não é da responsabilidade do Técnico de Informática?

Não, porque apesar do técnico ter a responsabilidade de garantir a existência de todas as condições necessárias para a realização das cópias de segurança, compete ao utilizador a confirmação deste mesmo procedimento, assim como também deverá salvaguardar que as cópias de segurança estarão a ser feitas para unidades amovíveis externas ou para sistemas de armazenamento externo.
O Artigo 27º do Decreto-Lei nº 28/2019 indica as condições mínimas necessárias para a conservação destas réplicas, mencionando que os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos, assim como também garantir que os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos, salvaguardando todas as condições de conservação e segurança necessárias para evitar qualquer tipo de ameaça à perda de dados.

De que forma podem ocorrer estas perdas de dados?

Muitas vezes desvalorizamos os panoramas económicos e sociais em que estamos inseridos, mas existem várias formas desta situação ocorrer. Desde ataques de origem cibercriminosa, furtos, avarias nos sistemas informáticos, incêndios, inundações ou até uma simples anulação de documentos de forma involuntária. Existem diversas formas de expormos os nossos dados ao perigo, mas muitas vezes não temos consciência desse facto.
É necessário salientar que a perda de dados poderá originar à instauração de coimas pecuniárias exigida pelos órgãos tributários. Para além disso, será necessário não esquecer a situação catastrófica que uma perda de dados poderá provocar numa empresa, ao ponto de haver o risco de perderem-se os contatos dos clientes, dados referentes à faturação, saldos de conta-corrente, comissões de vendedores, gestão de stocks, etc. Muitas empresas podem não conseguir sobrevier a uma situação desta natureza e perdem muitas horas de recuperação, até que o sistema volte a ficar operacional, deduzindo que é possível repor todos os dados.

Fatura Adiantamento

Porque preciso de fazer adiantamentos?

Os adiantamentos fazem parte de uma das matérias que mais duvidas suscita aos utilizadores, porque efetivamente existe um conjunto de procedimentos administrativos a serem cumpridos, mas que na realidade, poucos utilizadores entendem a utilidade e a metodologia destes procedimentos.
Para melhor entendermos esta questão, deveremos ter como referência o artigo 29º do CIVA, no qual está explicitada a seguinte disposição: “Todos os sujeitos passivos são obrigados a emitir uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, tal como se encontram definidas nos artigos 3º e 4º do mesmo Código, independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão ou da prestação de serviços“. Por outras palavras, isto significa que para qualquer operação de comercialização de bens ou serviços, seremos sempre obrigados a emitir uma fatura associada a essa transação, pois mesmo tratando-se de pagamentos por adiantamento, estes deverão ser registados como qualquer outra operação comercial, não havendo forma de contornar esta obrigatoriedade fiscal.

Como faturar sem saber o que vai ser adquirido pelo cliente?

Este é um dilema fácil de resolver, porque na realidade, quando não temos exatamente a noção do que irá ser faturado, deveremos usar uma rubrica própria para registar o valor do adiantamento em causa, uma referência que será especificamente usada para declarar o valor adiantado pelo cliente. Este cenário é muito usual em agências de viagens, empresas de serviços especializados, trabalhos técnicos ou em empresas ligadas à construção civil, porque muitas vezes o valor final depende em função dos materiais utilizados ou do número de horas necessárias para a conclusão de determinado serviço, sem que se consiga obter um valor final sem a conclusão dos trabalhos em causa.
No final, quando for necessário proceder à emissão da fatura definitiva, indicando todos os artigos e serviços adquiridos pelo cliente, deveremos criar as notas de crédito necessárias para deduzir às faturas adiantamento processadas anteriormente. Deveremos proceder à emissão da fatura final, contendo o valor total dos trabalhos em causa, mas apenas será cobrado ao cliente, o valor final menos o valor total dos adiantamentos efetuados.

Desta forma sou obrigado a declarar o IVA ao Estado?

Regra geral, quando o sujeito passivo recebe um adiantamento é obrigada a declarar o IVA referente ao valor recebido, sendo este valor declarado via SAF-T, através da emissão da fatura, caso os produtos ou serviços em causa estejam sujeitos a IVA. Por outro lado, o cliente poderá também deduzir o IVA das faturas adiantamento na sua contabilidade, razão pela qual será do seu maior interesse que estas faturas sejam devidamente emitidas e comunicadas à Autoridade Tributária.
Quando se der a emissão da fatura final, a entidade deve considerar o adiantamento na própria fatura e emitir as notas de crédito referentes aos adiantamentos realizados previamente, podendo dessa forma regularizar o IVA anteriormente liquidado. Por outras palavras, quando seguimos estritamente este processo de registar as faturas adiantamento, os valores sujeitos a tributação estarão sempre corretos, porque a soma entre as notas de crédito e as faturas emitidas, dará sempre o total correto a ser tributado pela Autoridade Tributária.