É o final da isenção de IVA do cabaz alimentar?
Se bem se recordam, no início do segundo trimestre de 2023, várias empresas tiveram de configurar a isenção de imposto para os artigos ao abrigo do cabaz alimentar, como foi o caso dos supermercados, talhos ou de muitas outras empresas da área alimentar.
Chegando ao fim do ano de 2023, a partir de 5 de Janeiro de 2024, as empresas terão de efetuar a reversão destas taxas de IVA, acabando assim o regime de isenção temporário, especialmente criado para combater a subida generalizada dos preços dos bens de primeira necessidade, embora na verdade esta medida nunca tivesse obtido o efeito desejado, porque os preços nunca pararam de subir, mesmo que de uma forma mais contida.
Se no passado deu-se toda uma azafama que representou um enorme “teste de stress” para as empresas portuguesas, havendo diversos erros a apontar em todo o processo, então, não pensem que no início de 2024, a perspectiva tenha sofrido grandes melhorias, tendo em conta que mais uma vez os empresários portugueses se queixam da mesma deficiência na forma como a informação é transmitida.
Para quem ainda tem duvidas sobre os prazos legais desta mudança e qual o efeito prático das mesmas, pode consultar a Lei n.º 81/2023, nomeadamente o artigo 15º, onde menciona a alteração aprovada em Assembleia de estado para o período de aplicação da Lei n.º 17/2023, a mesma norma jurídica que serviu de referência para a aprovação do regime temporário de isenção do IVA para os produtos de primeira necessidade.
Existem mais medidas com impacto nas taxas de IVA?
A medida anteriormente mencionada encontra-se no enquadramento geral do orçamento de Estado para 2024, assim como outras medidas citadas no documento oficial, pois mesmo antes da queda do Governo de António Costa, já se sabia que iria existir a reversão das taxas de IVA destes produtos alimentares, embora inicialmente estivesse previsto uma duração de apenas alguns meses, mas com o passar do tempo e da persistência da crise, acabou por ter quase um ano de aplicabilidade, sem na realidade registar grandes efeitos práticos na economia nacional.
Ainda dentro das alterações às taxas de IVA, devemos ainda destacar a introdução de alterações fiscais para os centros de explicações, segundo a Lei 103-B/2023, passando muitas destas instituições a beneficiar de uma redução da taxa de IVA aplicada aos seus serviços, o que vem trazer uma maior transparência fiscal ao sector, sem excluir a possibilidade dos particulares que beneficiem destas explicações poderem deduzir essas mesmas despesas em sede de IRS. Esta tem sido uma das medidas mais requisitas por várias entidades nacionais, porque apesar da plataforma do E-fatura aceitar a comunicação deste tipo de despesas, na realidade, o sujeito passivo nunca beneficiava de qualquer dedução de IVA, porque todas as despesas de educação à taxa de 23% não poderiam ser dedutíveis no IRS. Com esta medida, passará haver maior justiça fiscal, destacando-se também a aprovação de um regime de isenção que pode abranger as explicações dadas em centros de estudos para alunos, quando até agora, apenas se aplicava em explicações particulares.
Para além disso, surgiram também algumas alterações às taxas de IVA para determinados produtos, destacando-se a redução do IVA para a taxa intermédia no caso de sumos e águas gaseificadas, servidas nos restaurantes, bares ou cafés, uma das medidas mais solicitadas pelo sector da restauração nos últimos anos, mas que só hoje pode ser finalmente concretizada pelo Governo. Caso queira conferir a legislação em vigor referente a esta alteração fiscal, consulte a Lei n.º 82/2023 aprovada a 29 de dezembro, tendo esta como base muitas das orientações e diretivas apontadas pela AHRESP, pois desde 1 de julho de 2016 que têm sido apontadas várias falhas nesta matéria.
Qual é o enquadramento legal?
A partir do dia 18 de abril de 2023, várias áreas de negócio deverão estar a postos para que os produtos que façam parte do cabaz de bens alimentares essenciais, sejam vendidos com à taxa de 0% de IVA.
Resumindo todo o processo que deu origem a esta medida, a proposta foi apresentada no dia 08 de março pelo Governo, submetida a votação na Assembleia da República a 06 de Abril e só foi promulgada no dia 11 de Abril pelo Presidente da República. Esta é uma das várias medidas aprovadas para fazer face aos problemas da inflação generalizada, tendo a sua durabilidade contada até Outubro do mesmo ano, não se sabendo ainda se estes produtos voltarão a ter as taxas que tinham dantes.
No entanto, enquanto o sistema politico se debate ainda com este tipo de questões, teremos de configurar os nossos sistemas de faturação para o cenário atualmente em vigor.
Quais são os produtos que fazem parte do cabaz essencial?
Cereais e derivados, tubérculos:
Pão
Batata
Massa
Arroz
Frutas:
Maçã
Banana
Laranja
Pera
Melão
Laticínios:
Leite de vaca
Iogurtes
Queijo
Gorduras e óleos:
Azeite
Óleos vegetais
Manteiga
Leguminosas:
Feijão vermelho
Feijão frade
Grão-de-bico
Ervilhas
Hortícolas:
Cebola
Tomate
Couve-flor
Alface
Brócolos
Cenoura
Curgete
Alho francês
Abóbora
Grelos
Couve portuguesa
Espinafres
Nabo
Carne, pescado e ovos:
Carne de porco
Frango
Carne de peru
Carne de vaca
Bacalhau
Sardinha
Pescada
Carapau
Atum em conserva
Dourada
Cavala
Ovos de galinha
Que isenção devo colocar para os meus artigos?
Com a divulgação do o Ofício circulado n.º 30257/2023, a Autoridade Tributária acabou por dar maiores orientações quanto aos artigos que estão sujeitos a isenção, dando mais detalhes técnicos sobre o que deve ser incluído neste cabaz e o que não deve ser considerado. Mais à frente, podemos ainda ler que foi aprovado um novo motivo de isenção, especificamente criado para este tipo de regime, sendo atualizada a tabela de motivos de isenção com a introdução de um novo motivo: M26 – Isenção de IVA com direito à dedução no cabaz alimentar.
Apesar de existir um motivo de isenção especifico para a aplicação temporária de regimes de isenção de IVA sobre produtos (o M19), neste caso em concreto, a Assembleia da Republica terá deliberado enquadrar este regime numa isenção especifica, distinguido ambas as rubricas com base no enquadramento legislativo, já que o M26 tem por base a Lei n.º 17/2023, regendo-se por diretivas aplicadas por outros Estados membros da União Europeia.
O que é um Webservice?
Antes de entrarmos na parte que realmente interessa, convém antes de mais esclarecermos o que é um Webservice e qual a sua utilidade, porque entendendo estes dois pontos, iremos também perceber qual o verdadeiro impacto que algumas das mais recentes mudanças irão ter no dossier fiscal e no nosso quotidiano. Começando por explicar o conceito técnico, um Webservice é uma tecnologia que permite às aplicações informáticas acederem a dados remotos, alojados em servidores distantes geograficamente, usando para isso diferentes protocolos de comunicação para as mais diversas plataformas online, independentemente das linguagens de programação utilizadas durante este processo.
No caso da Autoridade Tributária e da Segurança Social, novos servidores estarão a ser programados para permitirem uma maior partilha de informação, entre contribuintes de todo o mundo, com o objetivo de integrarem esses dados nos softwares de contabilidade e faturação dos utilizadores, dando uma maior capacidade de agilização no acesso e tratamento da informação obtida. Se pensarmos que nos dias de hoje, conseguimos comunicar faturas à Autoridade Tributária, em tempo-real, mesmo quando estas acabam de ser emitidas, ou que conseguimos comunicar a contratação de um novo funcionário na empresa, sem termos a necessidade de sair do próprio software de processamento salárial, então, podemos entender como a Internet estará a interligar cada vez mais os serviços e os dados de todo o mundo com as mais diversas plataformas mundiais, maximizando a nossa capacidade de trabalho, enquanto poupamos no tempo que despendemos na execução das nossas tarefas e nos custos inerentes às operações em causa.
Onde é que isto se aplica com à Autoridade Tributária?
Na sequência de um conjunto de várias mudanças fiscais que foram sendo rigorosamente implementadas, dentro do panorama nacional, a partir do ano de 2023, o Webservice da Autoridade Tributária será descontinuado para dar lugar a um outro mais moderno, eficiente e com uma vasta oferta de serviços, como até ao final do ano de 2022 não seria possível conceber.
Desta forma, passará desde já a ser possível a comunicação de “Working Documents”, Recibos em regime de IVA de Caixa e outros tipos de documentos de conferência, interligando toda a informação da mesma forma como acontece com o envio do Ficheiro Multidocumento, devendo os utilizadores passarem a ser mais rigorosos com o processo comercial das suas empresas, pois será muito mais fácil para a Autoridade Tributária saber o estado de cada documento, não existindo neste aspeto, qualquer diferenciação entre a utilização do Webservice e o envio do Ficheiro Multidocumento. A única coisa que será diferente aqui, entre as duas formas de comunicação, é que por via do Webservice, conseguirá comunicar todos os seus documentos de forma mais rápida, sem a necessidade de perder o controlo de nenhum detalhe da operação, evitando a constante formalidade do envio mensal do ficheiro multidocumento, através do site das Finanças.
Para além disso, tornar-se-á possível consultar a informação já comunicada anteriormente, apurar quais são os documentos que dão origem às faturas e se estão interligados entre si, qual a cadeia de documentos criada até à emissão da respetiva fatura e que documentos foram pagos até ao momento atual.
Todos estes dados são facilmente obtidos através das plataformas da Autoridade Tributária, devido à implementação das mais recentes novidades fiscais, a começar desde logo pela introdução do QRCode, comunicação das séries de faturação, emissão do ATCUD nos documentos fiscalmente relevantes, etc. Todas estas mudanças permitiram uma maior capacidade de conetividade entre os vossos sistemas de faturação e contabilidade com os portais da Autoridade Tributária, sem que o utilizador sinta qualquer tipo de dificuldade durante todo o processo de interligação.
Por fim, convém referir que será ainda possível a remoção de erros na comunicação de documentos, independentemente da data de emissão, via de comunicação ou da classe dos documentos, agilizando o processo de comunicação das faturas, sem que o utilizador fique inibido de faturar. Neste momento até os próprios documentos anulados poderão e deverão ser comunicados à Autoridade Tributária, caindo a proibição de remover a comunicação de documentos já anulados, o que significa que este será o princípio de toda uma massificação de informação, como nunca antes tinha sido visto até aqui, por isso, seria útil que as empresas revissem os seus processos comerciais, para debaterem entre si as melhorias e conjunto de boas práticas a implementar no seu processo operacional, investindo na implementação de novas mecânicas de trabalho muito mais eficientes.
Mas não posso continuar a enviar o SAF-T como fazia até aqui?
Claro que podem, não há nada que vos obrigue a ter que aderir à comunicação direta por Webservice, se na realidade não se sentirem à vontade com essa metodologia de comunicação de documentos. Só que não se esqueçam que os prazos para a entrega do ficheiro multidocumento estão cada vez mais reduzidos, logo, esta poderá ser uma excelente alternativa face ao que se tem praticado até agora pela generalidade das empresas.
E convém salientar que podem não ter que comunicar o documento, no próprio momento da sua emissão, antes pelo contrário, existem formas de controlo para que nada seja transmitido erradamente, sendo todos os documentos controlados através de uma consola de gestão, onde estarão listados todos os documentos emitidos, qual o seu estado atual e se foi comunicado para o portal da Autoridade Tributária ou se ainda está pendente de comunicação.
Compreendemos que este seja um mecanismo que ainda suscite algumas dúvidas aos utilizadores, mas podem acreditar que a generalidade dos sistemas estão devidamente desenvolvidos para vossa segurança, tornando o vosso trabalho muito mais eficiente do que podem imaginar. Só ainda não é obrigatório, porque o Estado não pretende obrigar as empresas a investirem o seu capital em infraestruturas tecnológicas, sujeitando-se a um couro de críticas negacionistas que poderiam comprometer o entendimento da utilidade deste recurso, mas também por se considerar que ainda é um pouco cedo para se proceder dessa maneira, havendo ainda um caminho a percorrer até que as pessoas se sintam realmente seguras com essa metodologia de trabalho.
O que é o Ficheiro Multidocumento e o que tem haver com o SAF-T?
De certeza que muitos utilizadores já repararam que ao longo do ano de 2022, a plataforma do E-fatura terá sofrido diversas alterações, passando desde logo por ter maior capacidade para detetar erros na validação do SAF-T, aparecendo ao utilizador, um ecrã com todas as não conformidades detetadas, durante o envio do ficheiro. É verdade que antigamente o portal já tinha este tipo de funcionalidade implementada, só que agora, a capacidade de validação é muito mais pormenorizada, começando a aparecer mensagens de erros que dantes não surgiam aos utilizadores, porque o portal sofreu várias alterações para aumentar a sua capacidade de filtragem e processamento da informação recolhida.
A partir do início do ano de 2023, serão registadas várias alterações no portal do E-fatura, a começar pelo próprio nome do ficheiro que passará a designar-se como Ficheiro Multidocumento, ao invés da anterior sigla “SAF-T”, usada para a sua descrição. Pode parecer uma questão de pura semântica, mas na realidade, a alteração serve para refletir o grau de importância que este ficheiro possui atualmente, porque já são apenas as faturas que são comunicadas à Autoridade Tributária, existindo agora uma maior capacidade em captar informação proveniente da faturação das empresas, sobretudo, depois das mais recentes novidades fiscais com a introdução do QRCode e do ATCUD, nos documentos de faturação.
No entanto, as mudanças vão bem mais além do que a simples alteração do nome do ficheiro, pois o prazo de entrega também muda, assim como também existirão algumas questões técnicas a serem consideradas na sua comunicação, sobretudo na mecânica do portal do E-fatura e na capacidade que existe para estabelecer um cruzamento de dados muito mais profundo do que era possível até aqui.
Vão existir mudanças no site do E-fatura?
Para começar, a comunicação do ficheiro via Web Browser, deixará de ser realizada com o recurso à instalação da “applet” do Java, embora a aplicação continue disponível até ao final do ano de 2022, sobretudo para que os utilizadores não sejam apanhados de surpresa. A grande realidade, é que o Java estará a ser ostracizado das plataformas do Estado, por questões de ordem técnica e de segurança digital, pois em várias ocasiões, os utilizadores foram surpreendidos com diversos problemas técnicos relacionados com este recurso, originando muitas horas de intervenções técnicas da parte dos serviços informáticos, quando o principal objetivo seria a submissão de uma simples declaração de impostos, o que deveria ser uma operação de fácil execução.
Alguns utilizadores com certeza ainda se deverão recordar que a mecânica de funcionamento de boa parte das declarações fiscais, já havia sido alterada, durante o ano de 2021, sobretudo no preenchimento das declarações de IRS, não sendo mais necessário a instalação do Java para proceder à entrega desta obrigação fiscal, embora não fosse a única área do site das finanças que tivesse sofrido alterações, mas provavelmente, deve ter sido uma das mais notadas pelos utilizadores.
Prazo de entrega do SAF-T vai mudar?
Se antigamente consideravam o prazo de entrega do SAF-T bastante apertado, então preparem-se, porque o prazo ficará ainda mais sufocante. A partir do início de 2024, a entrega do Ficheiro Multidocumento passará a ser efetuada até ao dia 5 do mês posterior, ou seja, se estiver em Fevreio de 2024, assim que esse mês terminar, terá até ao dia 5 de Fevereiro para entregar o Ficheiro Multidocumento à Autoridade Tributária, através do portal do E-fatura, referente à faturação efetuada durante o mês de janeiro.
As pessoas questionam muitas vezes quanto à objetividade da redução da margem temporal estabelecida para o cumprimento desta obrigação fiscal, mas, a realidade, é que o prazo é reduzido, precisamente para tornar as comunicações mais céleres e menos suscetíveis a manipulação de dados, sendo talvez o princípio de uma mudança que levará, num futuro próximo, a que esta comunicação venha a acontecer em tempo-real. Atualmente, já é possível comunicar os documentos de faturação, na própria altura em que são emitidos, mas ainda não existe a obrigação de aderir a este método, embora o caminho esteja cada vez mais próximo disso, pois basta ver a quantidade de vezes que o prazo para a entrega do SAF-T tem alterado ao longo dos últimos anos, reduzindo cada vez mais o número de dias para o fazer.
Irá haver alguma mudança na estrutura do SAF-T?
Aparentemente, o ficheiro manter-se-á exatamente na mesma versão que tem sido usada até aqui, pois boa parte das alterações têm sido implementadas do lado dos servidores da Autoridade Tributária, nomeadamente com a integração de mais serviços que visam tornar a relação das empresas com o Estado muito mais rápida, eficiente e menos burocrática.
Foram introduzidos um conjunto de campos em falta que não existiam até aqui para a validação do Ficheiro Multidocumento, sendo esse o principal motivo para que os utilizadores sejam agora surpreendidos com novas mensagens de erros que não estavam habituados até aqui. Para além disso, passará a existir a possibilidade de remover erros na comunicação de documentos, independente da sua via de comunicação, classe de documentos ou da sua data de emissão, ou seja, na altura em que submetermos o ficheiro diretamente do portal do E-fatura, teremos acesso a uma nova opção que nos possibilitará comunicar os documentos de faturação, mesmo que existam alguns erros pelo meio, embora isso não signifique que os erros sejam de alguma forma ignorados e que não venha a existir a necessidade de os corrigir futuramente.
O que vai mudar?
Muitas pessoas serão apanhadas de surpresa com esta mudança, mas já está confirmado que com a introdução da Lei n.º 4-C/2021, irão ser aplicadas alterações estruturais à tabela dos motivos de isenção do IVA, mais concretamente na reestruturação do IVA – autoliquidação, pois o motivo M08 deixará de poder ser utilizado a partir do início de 2023.
Excluindo algumas mudanças pontuais, sendo na grande maioria destas mudanças situações temporárias, criadas para suprir determinado tipo de necessidades, a realidade é que ao longo do tempo, mais concretamente desde 2013 que não se assistiam a grandes alterações nesta tabela fiscal. Curiosamente, nem todos os softwares de faturação funcionam de forma correta nesta matéria, porque a Autoridade Tributária não permite qualquer tipo de alteração às designações legalmente aprovadas para a descrição dos motivos de isenção. No entanto tal situação sem sempre acontece, pois continuam a existir muitos programas que permitem a introdução manual de texto, quando na realidade, isso não deveria ser possível, tal como cita o Ofício Circulado N.º: 30246.
Esta será sem dúvida a maior mudança registada nesta tabela do IVA, nos últimos tempos, deixando de haver um motivo de isenção para o IVA – Autoliquidação, para passarem a existir oito novos motivos, todos eles associados a esta situação de Autoliquidação do imposto, só que aplicados em diferentes tipos de cenários. Escusado será dizer que mais uma vez a contabilidade terá de ser um pilar importante no apoio às empresas, porque muitas vezes não vão saber que taxas criar nos seus sistemas de faturação.
Já no passado a designação de “IVA – Autoliquidação” veio a substituir a menção de “IVA devido pelo adquirente”, porque foi determinado pelas entidades competentes, a necessidade de enquadrar este regime aos serviços de construção civil, incluindo os que são relativos à remodelação, reparação, manutenção, conservação e demolição de bens imóveis, em regime de empreitada ou subempreitada. Nessa altura, já a Administração Fiscal veio determinar, através do Ofício-Circulado n.º 30101, que o IVA dever-se-ia aplicar a todos os serviços de construção civil que tenham por objeto a realização de uma obra, englobando igualmente todo o conjunto de atos que sejam necessários à sua concretização.
Como é que é a nova tabela de Motivos de Isenção?
Código | Menção a constar na fatura | Norma aplicável |
M01 | Artigo 16.º, n.º 6 do CIVA | Artigo 16.º n.º 6 alínea a) a d) do CIVA |
M02 | Artigo 6.º do Decreto‐Lei n.º 198/90, de 19 de Junho | Artigo 6.º do Decreto‐Lei n.º 198/90, de 19 de Junho |
M04 | Isento artigo 13.º do CIVA | Artigo 13.º do CIVA |
M05 | Isento artigo 14.º do CIVA | Artigo 14.º do CIVA |
M06 | Isento artigo 15.º do CIVA | Artigo 15.º do CIVA |
M07 | Isento artigo 9.º do CIVA | Artigo 9.º do CIVA |
M09 | IVA ‐ Não confere direito a dedução | Artigo 62.º alínea b) do CIVA |
M10 | IVA – Regime de isenção | Artigo 57.º do CIVA |
M11 | Regime particular do tabaco | Decreto-Lei n.º 346/85, de 23 de Agosto |
M12 | Regime da margem de lucro – Agências de Viagens | Decreto‐Lei n.º 221/85, de 3 de Julho |
M13 | Regime da margem de lucro – Bens em segunda mão | Decreto‐Lei n.º 199/96, de 18 de Outubro |
M14 | Regime da margem de lucro – Objetos de arte | Decreto‐Lei n.º 199/96, de 18 de Outubro |
M15 | Regime da margem de lucro – Objetos de coleção e antiguidades | Decreto‐Lei n.º 199/96, de 18 de Outubro |
M16 | Isento artigo 14.º do RITI | Artigo 14.º do RITI |
M19 | Outras isenções | Isenções temporárias determinadas em diploma próprio |
M20 | IVA – Regime forfetário | Artigo 59.º-D n.º2 do CIVA |
M21 | IVA – não confere direito à dedução (ou expressão similar) | Artigo 72.º n.º 4 do CIVA |
M25 | Mercadorias à consignação | Artigo 38.º n.º 1 alínea a) |
M26 | Isenção de IVA com direito à dedução no cabaz alimentar | Lei n.º 17/2023, de 14 de abril |
M30 | IVA – autoliquidação | Artigo 2.º n.º 1 alínea i) do CIVA |
M31 | IVA – autoliquidação | Artigo 2.º n.º 1 alínea j) do CIVA |
M32 | IVA – autoliquidação | Artigo 2.º n.º 1 alínea l) do CIVA |
M33 | IVA – autoliquidação | Artigo 2.º n.º 1 alínea m) do CIVA |
M34 | IVA – autoliquidação | Artigo 2.º n.º 2 alínea n) do CIVA |
M40 | IVA – autoliquidação | Artigo 6.º n.º 6 alínea a) do CIVA, a contrário |
M41 | IVA – autoliquidação | Artigo 8.º n.º 3 do RITI |
M42 | IVA – autoliquidação | Decreto-Lei n.º 21/2007, de 29 de janeiro |
M43 | IVA – autoliquidação | Decreto-Lei n.º 362/99, de 16 de setembro |
M99 | Não sujeito ou não tributado | Outras situações de não liquidação do imposto (Exemplos: artigo 2.º, n.º 2 ; artigo 3.º, n.ºs 4, 6 e 7; artigo 4.º, n.º 5, todos do CIVA) |
A tabela é confusa, posso continuar a usar o motivo M08 ou M99?
Não poderão continuar a usar o motivo de isenção M08, porque não será mais considerado nas tabelas fiscais, assim como acontece também com a isenção M03. Caso emitam faturas em 2023 com estes dois motivos de isenção, então irão ter um problema sério, porque o ficheiro SAF-T não será aceite na plataforma do e-fatura, obrigando a que depois tenham que ser anulados documentos para regularizar a vossa situação fiscal.
Por outro lado, usar o motivo M99 será igualmente penalizador, pois este motivo é utilizado para situações muito especificas e não faz parte do âmbito do regime de Autoliquidação do imposto, logo, mesmo que o SAF-T seja aceite no portal, se for utilizado de uma forma errada, desenquadrando-se fiscalmente da realidade, então deverão corrigir essa situação o quanto antes, sob pena de serem alvos de uma coima pecuniária pelo incumprimento fiscal.
Do que se trata?
Já foi aprovado pelo governo, o Decreto de Lei n.º 59/2021, onde vem mencionado que qualquer entidade que disponibilize linhas telefónicas para contacto dos consumidores, seja indicado de forma clara e visível, toda a informação atualizada relativamente aos preços aplicados às chamadas em questão, devendo essa indicação ser colocada em todas os locais onde esteja exposto publicamente a lista de contatos da entidade. Por outras palavras, se partilhou o seu contacto telefónico nas suas comunicações comerciais, na página de Internet da sua empresa e nas comunicações escritas com os consumidores ou nos contratos com estes celebrados, então deverá fazer uma menção relativamente aos preços das chamadas, tanto para rede fixa, como para rede móvel.
Nos casos em que não for possível determinar um preço único para os contatos apresentados, pelo simples facto deste ser variável em função da rede de origem e da rede de destino, então em alternativa deverá colocar o seguinte conteúdo informativo: «Chamada para a rede fixa nacional» e indicar o número de contacto telefónico para a rede fixa e «Chamada para rede móvel nacional» e indicar o número de contacto telefónico para a rede móvel.
Podemos ir mais longe e afirmar que segundo o que estabelece a Lei n.º 24/96, aprovada em sede de Assembleia da República, a disponibilização de uma linha de contacto telefónico, no âmbito de uma relação jurídica, não implica o pagamento de custos adicionais pelo consumidor. O custo de utilização deste meio de comunicação, não poderá ir além do que está estipulado para tarifa base. Por isso, todas as empresas devem destacar toda a informação referente aos seus contatos, disponibilizando a informação pela seguinte ordem de prioridade: disponibilização relativa às linhas gratuitas e pelas linhas geográficas ou móveis, apresentando de seguida, caso se aplique, em ordem crescente de preço, o número e o preço das chamadas para as restantes linhas.
Vou ter que editar os modelos de impressão das minhas faturas?
Inicialmente, o diploma foi criado com a intenção de obrigar as empresas a incluírem esta informação em todos os documentos e meios de comunicação das empresas, mas mais tarde, o mesmo diploma acabou por ser revisto pela Assembleia da República que decretou não haver necessidade de incluir estes dados nos modelos de impressão de documentos de faturação. Contudo, este requisito é na mesma obrigatório para a generalidade das plataformas de divulgação e apresentação da empresa, pois existe uma enorme necessidade de regular os preços aplicados na comunicação efetuada entre os consumidores e as entidades com quem se relacionam, devido ao facto de nunca ter existido uma política de transparência nesta matéria. Não são raros os relatos de pessoas que ligavam para chamadas de valor acrescentado, sem saberem disso e não tendo acesso a qualquer outro contacto telefónico da rede nacional fixa ou móvel. Existem casos de pessoas que reclamaram ao perceber que as suas chamadas eram cobradas ao preço das linhas de valor acrescentado, pagando pequenas fortunas para terem as suas questões resolvidas, alheias ao custo real da chamada efetuada.
Com isto, não pretendemos dar e entender que as chamadas de valor acrescentado sejam de alguma forma ilegais, antes pelo contrário, qualquer entidade é livre de poder criar uma linha de contacto desta natureza. Agora é claro, não poderão existir abusos nesta matéria, quando os principais lesados são os consumidores que muitas vezes contactam estas entidades, na expectativa de esclarecer situações que podem muito bem passar pelas linhas geográficas ou móveis. Qualquer entidade, incluindo os próprios serviços públicos, estão completamente impedidos de cobrar ao consumidor qualquer montante além do legalmente permitido.
Então para quem não tem contactos telefónicos afixados publicamente?
Nesse caso não terá qualquer necessidade de alterar qualquer dado, porque não é obrigado a ter que partilhar o seu contacto telefónico com o consumidor, exceto nos casos que estão previstos pela legislação, pois certos serviços são obrigados a partilhar uma linha telefónica de apoio, aplicando-se assim o que está aqui referido nos parágrafos anteriores.
Mesmo para quem só tenha publicamente disponível uma linha de apoio para questões comerciais, convém seguir as diretivas mencionadas no Decreto de Lei n.º 59/2021, porque caso sejam alvo de uma fiscalização, pode ser aplicada uma coima no valor de 3.000 euros, devido ao incumprimento desta medida, porque é obrigatório as entidades informarem os consumidores sobre valor de custo das chamadas telefónicas.
O que é isto da faturação eletrónica para os Contratos Públicos?
De acordo com o que está estipulado no Decreto-Lei n.º 104/2021, a partir do ano de 2023 passará a existir a obrigatoriedade fiscal na adoção do sistema de faturação eletrónica via EDI para as empresas que tenham contratos com entidades publicas. Isto significa que todas as entidades públicas deixarão de aceitar a tradicional fatura em formato papel, passando os sistemas de faturação a criar um ficheiro normalizado, para ser enviado através de uma plataforma online, ou pelo menos, garantir a possibilidade da sua exportação para que seja posteriormente comunicado através de um sistema externo devidamente certificado para esse efeito.
Com esta medida, o Governo veio abrir caminho para o fim das faturas em formato tradicional, visando desta forma impulsionar a poupança nos gastos com o papel, garantir a redução da burocracia, aumentar a rapidez e a agilidade no envio das faturas e fortalecer ainda mais o combate à evasão fiscal, sendo este último ponto, um dos principais motivadores desta mudança no panorama fiscal.
Segundo o Decreto-Lei n.º 42-A/2022, as pequenas e médias empresas, microempresas e as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes, estarão obrigadas a aderir ao sistema de faturação eletrónica via EDI no âmbito da execução de contratos públicos, a partir do dia 1 de Janeiro de 2023, usando para esse efeito um ficheiro num formato standard CIUS-PT, que basicamente é um ficheiro em formato xml standard, certificado para o sistema de faturação eletrónica com entidades públicas. Isto irá implicar a existência de uma terceira entidade envolvida neste processo de faturação, permitindo a comunicação destes ficheiros exportados do nosso sistema de faturação para que sejam automaticamente integrados nas plataformas de faturação do Estado, sem correr o risco de haver fraude ou manipulação de dados.
O que devo fazer para emitir as minhas faturas?
Em primeiro lugar, recomendaria que analisassem a vossa lista de clientes e verificassem que entidades poderão estar enquadradas neste regime. Feito esse trabalho, deveremos comunicar com todos os clientes que se encontrem nesta situação para saber se estão preparados para este sistema de faturação e identificar qual o parceiro que escolheram para integrar os documentos nas suas plataformas, pois existem diversos agentes que garantem esta comunicação com as plataformas do Estado, só que não iremos trabalhar com todas eles, porque isso tornaria o nosso processo de venda demasiado complexo, embora não haja nenhuma limitação legal que o impeça. Ao invés disso, deveremos escolher o agente que mais se adequa ao nosso caso, podendo muitas vezes ser a empresa EDI mais escolhida pela generalidade dos nossos clientes. Feita essa parte, deveremos entrar em contacto com estes agentes e proceder ao registo da nossa empresa, na respetiva plataforma, para que o nosso sistema de faturação possa estar preparado para a emissão de faturas à administração pública.
É possível que haja a necessidade de trabalhar com mais do que um agente, porque nem sempre acontece um cenário perfeito, onde todas as entidades públicas trabalhem com o mesmo agente, pois cada um escolhe o parceiro que melhor cumprir as suas necessidades. Às vezes os negócios obrigam a que tenham que escolher mais do que um parceiro, embora na realidade, o método de funcionamento seja praticamente semelhante entre todos estes agentes. Basicamente, o que muda são os tarifários comerciais adquiridos pelas empresas e as entidades envolvidas neste meio de comunicação, porque nem todas as plataformas comunicam diretamente com todos os nossos sistemas de faturação. Por exemplo, a Sage tem a capacidade de integrar diretamente documentos com a EsPap e a Saphety, através de um Webservice, o que não significa que não tenha uma solução criada para trabalhar com outras plataformas diferentes, simplesmente o método de trabalho pode diferenciar um pouco de caso para caso.
Vou ter muitas alterações no meu sistema?
Na prática, todos os clientes que sejam considerados entidades públicas passarão a ter mais alguns campos na ficha de cliente por preencher, podendo em alguns casos, alguns destes serem de cariz obrigatório no seu preenchimento, levando a que o tempo de criação de um cliente no sistema de faturação possa demorar mais um minuto do que estamos habituados.
As ligações devem ser garantidas entre o vosso parceiro informático e o agente que escolheram para trabalhar com as entidades publicas que esteja na vossa lista de clientes. Este processo de configuração é efetuado uma vez e possivelmente nunca mais será mexido, à exceção de algum problema de comunicação que possa ocorrer, o que muito sinceramente, acaba por ser uma situação de rara frequência.
Quando emitirem as vossas faturas, se estas forem feitas para um cliente normal, não notarão qualquer tipo de diferença, mas no caso de se tratar de uma entidade publica, o sistema demorará mais alguns segundos a gravar o documento, porque não só estará a gravar todos os registos em base de dados, como também estará a enviar essa informação para a plataforma online do vosso agente, para que o documento possa ser introduzido automaticamente nos sistemas de faturação do Estado.
Que agentes existem e quais são os mais frequentes?
Por incrível que pareça, existem muitos agentes para este efeito, diferenciando-se muitas das vezes, mais pela tabela comercial do que pelo serviço em si, embora haja uma complexidade de mecanismos técnicos que possam ser diferenciadores entre os vários agentes, só que esse tipo de pormenores costuma passar ao lado dos utilizadores. Algumas sugestões que damos de entidades para consultarem são: a Saphety, a EsPap e a Indra, embora haja uma panóplia de escolhas muito grande à vossa disposição, não havendo qualquer obrigação de se relacionarem apenas com estas empresas em concreto.
O contacto direto com estas entidades é muito produtivo, pois muitas vezes podem orientar-vos para um conjunto de soluções à vossa medida, ou partilhar uma lista de softwares de faturação compatíveis com interligação direta às plataformas em questão. Por isso, é muito importante verificar as ofertas de mercado existentes, comparar preços e verificarem com o vosso consultor informático qual a melhor solução a ser implementada, porque existe uma enorme capacidade de escolha, só que é preciso ter uma estratégia bem definida antes mesmo de avançar para contratação de qualquer serviço de EDI.
Existe algum problema se eu continuar a enviar faturas em papel como fazia?
Para começar, se não aderirem ao sistema de faturação eletrónica via EDI para as Entidades Publicas, no caso de existirem contratos com estas mesmas entidades, então nesse caso estarão desde logo a ignorar a legislação fiscal em vigor, o que já por si poderá ser considerado uma forma de incumprimento fiscal. Depois, existe toda uma complexa rede de questões legais que não devem ser descuradas, porque o envio de uma fatura em formato papel, não garante a validade legal para cobrarem uma divida ao Estado, pois estas faturas só poderão ser validadas centralmente, a partir do momento que forem introduzidas num dos seus sistemas informáticos, através do método de faturação eletrónica via EDI. Se isso não acontecer, então poderá nunca ocorrer o pagamento dos bens ou serviços faturados, porque o papel já não garante só por si a validade do documento para este cenário em concreto.
Esta mudança não significa que os sistemas de faturação deixem de possibilitar a impressão das vossas faturas em papel, a opção não desaparece do sistema, só que em termos legais, a faturação eletrónica via EDI é o único meio de envio de faturas, aprovado pelo Estado para faturar bens e serviços às Entidades Públicas, com o devido reconhecimento legal da divida contraída pelo sector Público e garantindo também a autenticidade da legalidade transação em questão.
O que é o ATCUD?
O ATCUD é um código único de documento, impresso juntamento com o QRCode, tendo como objetivo certificar a validade da transação comercial efetuada entre as empresas e os seus clientes, segundo o que vem mencionado na Portaria n.º 195/2020 e no Decreto de Lei n.º 28/2019.
A principal vantagem desta implementação, é simplificar a comunicação dos documentos fiscais à Autoridade Tributária, através do portal do E-Fatura, sem que haja qualquer tipo de constrangimento com a emissão ou anulação de novas vias, porque mesmo que a fatura não tenha um número de contribuinte registado, será possível associar um determinado documento ao seu contribuinte, através da sua comunicação no portal das Finanças, podendo posteriormente essa despesa ser deduzida em sede de IRS.
Para além desta enorme mudança no panorama fiscal, este mecanismo vai permitir uma maior capacidade de fiscalização às empresas, porque qualquer contribuinte pode exigir uma fatura e comunicar no portal das Finanças, sem que haja a necessidade de ter que informar o seu número de contribuinte, o que pode originar problemas, se as empresas não tiverem os seus sistemas devidamente atualizados e preparados para este novo panorama nacional.
A introdução do ATCUD irá implicar uma outra obrigação que terá de ser realizada, antes mesmo de incluir esta variável nos documentos, passando desde logo pela comunicação das séries de faturação no portal das Finanças. Por outras palavras, as empresas deverão aceder ao portal mencionado, indicar todos os documentos e números de série que usem nos seus sistemas de faturação, sendo depois atribuído pela Autoridade Tributária, um código alfanumérico, a cada conjunto de série/documento registado no portal. Com esses códigos, iremos depois entrar no nosso programa de faturação e registar esses dados para que o sistema possa depois produzir o ATCUD para cada documento emitido.
Como é que eu vou comunicar as minhas Séries de faturação?
Existem duas formas de o fazer, embora a segunda forma dependa do próprio programa de faturação, pois nem todos os parceiros dispõem do mesmo tipo soluções.
O primeiro método é manual e implica que o utilizador ou o contabilista acedam ao site das finanças, entrem na opção correta e registem manualmente cada série e documento no portal. Depois de registados todos os documentos e séries, será atribuído a cada um destes conjuntos, um código alfanumérico que depois deverá ser introduzido manualmente no sistema de faturação.
Já o segundo método torna as coisas mais automatizadas, implicando a criação de um utilizador no portal das finanças, com a permissão WSE – Comunicação e Gestão de Séries por Webservice. A seguir, devemos aceder ao nosso sistema de faturação e efetuar a comunicação dos nossos documentos, não demorando mais do que alguns segundos até todas as séries e documentos estarem comunicados.
As nossas soluções de faturação já incluem mecanismos de comunicação automáticos, podemos inclusivamente apoiar em todo o processo, desde que seja nosso cliente e tenha as devidas condições técnicas para se efetuar todo o apoio técnico necessário. No entanto, caso pretendam fazer este registo manualmente, devem clicar neste link e seguir as instruções mencionadas anteriormente.
O que devo comunicar nas finanças?
Segundo o que legislação fiscal menciona, as empresas devem comunicar todas as séries e documentos fiscalmente relevantes que utilizem no seu processo comercial. Isto significa que todos os documentos internos não farão parte deste lote de comunicações, porque não são fiscalmente relevantes e não têm qualquer tipo de certificação fiscal.
Outra noção a ter em conta aqui, é que só iremos comunicar as séries de faturação que iremos usar daqui para frente, ou seja, todas as séries descontinuadas não devem ser comunicadas à Autoridade Tributária, assim como também não devemos comunicar documentos que não sejam usados. O ideal nestes casos será estabelecer uma sinergia entre o utilizador e o contabilista de forma a identificarem o que devem realmente comunicar no portal, evitando erros que possam condicionar futuramente o processo de faturação da empresa.
As empresas que usem séries de faturação anuais, deverão todos os anos criar a(s) nova(s) série(s) e proceder à respetiva comunicação no portal das finanças. A partir do momento que a comunicação das séries for efetuada e registada no programa faturação, deixará de ser possível utilizar qualquer outra série que não esteja registada no portal das finanças, havendo apenas exceção para as séries que são usadas para a emissão de documentos não certificados.
Por último, existe um pormenor muito importante a realçar, pois é preciso ter em mente que não poderemos comunicar na mesma série, documentos diferentes configurados com a mesma tipologia. Dando um pequeno exemplo prático, imaginem que têm dois documentos diferentes criados no vosso sistema: Fatura e Fatura PP, em que ambos estão configurados com tipo de documento Fatura (FT). Com esta mudança, não é possível comunicar estes dois documentos na mesma série, o que implicaria uma das seguintes hipóteses: utilizar um documento com uma tipologia diferente, ou, criar uma nova série só para ser usada por um destes documentos. Se forçarem a comunicação dos dois documentos na mesma série, verão que a Autoridade Tributária acusará um erro, mencionando que já existe um documento comunicado com a mesma tipologia para a mesma série.
Depois de comunicar as séries o meu sistema já procede ao ATCUD?
Na realidade, o sistema está quase preparado para começar a gerar os ATCUDs, mas será ainda necessário editar os modelos de impressão dos nossos documentos, com o objetivo de incluir esta variável. É possível que alguns modelos por defeito já estejam preparados para imprimir o ATCUD, mas nem sempre tal situação acontece, pelo que convém certificar que realmente esteja tudo em conformidade.
Este objeto deve ser posicionado por cima do espaço reservado ao QRCode, sendo impresso em todas as páginas que compõem o documento, independentemente do seu número de páginas.
Quando é que o ATCUD entrará em vigor?
O ATCUD entrará em vigor logo no primeiro dia do ano de 2023, sendo de extrema importância tratar desta situação com a maior antecedência possível, pois o portal das Finanças já se encontra devidamente preparado para esta mudança. Caso entre no novo ano, sem efetuar a comunicação das séries de faturação e sem introduzir o ATCUD nos seus documentos fiscais, poderá ser alvo de uma coima pecuniária que pode ir desde os 1.500 até aos 18.750 euros.
Para além das coimas que pode ser alvo, existe o risco do próprio ficheiro SAF-T não ser aceite no portal das finanças, devido à falta de dados fiscalmente relevantes, o que poderá implicar uma nova coima pelo incumprimento desta obrigação fiscal.
O que é o SAF-T?
O SAF-T (Standard Audit File for Tax Purpose) é um ficheiro normalizado em formato XML que reúne toda a informação fiscal e contabilística de uma empresa, durante um determinado período de tributação.
Qualquer sujeito passivo com um volume de negócios superior a 50.000€, detentor de um programa informático de faturação, obrigado a ter contabilidade organizada e que exerça atividade comercial, industrial ou agrícola, em território português, deverá exportar e entregar o ficheiro SAF-T com o objetivo de comunicar a sua faturação mensal à Autoridade Tributária, através do portal do E-fatura.
O prazo limite para entregar o ficheiro à Autoridade Tributária vai até ao dia 12 do mês seguinte, referente ao período de faturação do mês anterior, o que por outras palavras, significa que terminando o mês atual, o utilizador terá até ao dia 8 do mês seguinte para declarar todos os documentos fiscais emitidos durante esse mês, num ciclo perpétuo que se repetirá todos os meses, enquanto a empresa ou atividade comercial existirem.
Desde Julho de 2017 que a versão utilizada para a exportação do SAF-T é a 1.04, forçando que todos os programas de faturação certificados usem esta versão, sob pena de entrarem em incumprimento, conforme mencionado no Decreto Lei nº 198/2012 e na Portaria n.º 321-A/2007, implicando o seu incumprimento, a perda da certificação do software de faturação atribuída pela Autoridade Tributária.
Existem vários tipos de SAF-T?
Sim, existem alguns tipos diversificados de SAF-T que iremos abordar aqui, mas podemos desde já adiantar que o motivo da sua diversificação deve-se à objetividade de cada ficheiro.
Começando pelo SAF-T simplificado, este apresenta uma estrutura mais simplificada, apenas com base na faturação mensal, devendo ser exportado todos os meses, sem a possibilidade de incluir outros meses em simultâneo, porque a sua funcionalidade prende-se apenas com a comunicação à Autoridade Tributária dos documentos fiscais emitidos ao longo do mês em causa.
Já o SAF-T global é diferente do anterior, este contém mais dados e pode incluir um período de análise de dados maior, dando ao utilizador a possibilidade de mostrar todos os dados referentes a todo o ano civil, o que pode ser muito útil para ações de fiscalização, auditorias e integração de dados em softwares de contabilidade. Não é possível gerar um ficheiro com vários anos, pois cada um destes ficheiros deve contemplar apenas um ano civil, podendo o utilizador escolher se pretende obter dados do ano inteiro ou apenas de um período de datas menos alargado.
Por último, temos o SAF-T da contabilidade, aplicável aos softwares que contenham módulos de contabilidade, destinando-se à apresentação dos registos referentes ao plano de contas da empresa, movimentos contabilísticos lançados durante o ano fiscal e saldos das contas da contabilidade. Para além da informação transmitida, este ficheiro também poderá ser utilizado para o cumprimento de obrigações fiscais, segundo o que consta na Portaria nº 331–D/2021.
Que documentos constam no SAF-T?
Temos vários documentos que são incluídos no ficheiro SAF-T:
Os documentos internos não são incluídos em nenhum SAF-T, porque não têm qualquer tipo de valor fiscal, podendo ser utilizados para a gestão interna das empresas, mas não podendo nunca ser entregues aos clientes, conforme indica o Decreto de Lei 28/2019.
Já os recibos devem ter aqui uma pequena ressalva, porque estes não são incluídos no SAF-T simplificado, caso a sua empresa não esteja inserida no regime de IVA de Caixa. Se for este o cenário e pretender consultar os recibos emitidos aos clientes, deverá exportar um SAF-T global para conseguir contemplar esta informação no ficheiro. Tal como dito anteriormente, esta modalidade contempla mais informação que o normal, embora continue sem contemplar os documentos internos.
Se eu não entregar o SAF-T acontece alguma coisa?
A falta de entrega ou o incumprimento do prazo para a comunicação das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, através do ficheiro SAF-T 1.04, implica o pagamento de uma coima pecuniária que varia entre os 450 e os 22.500 euros.
Caso não tenha nenhuma fatura a declarar à Autoridade Tributária, durante um determinado mês, não será obrigado a efetuar qualquer comunicação, segundo o que consta na própria documentação fiscal citada anteriormente, não sendo obrigado a comunicar o seu ficheiro SAF-T, nos meses em que não tenha qualquer movimento.
O que é uma E-fatura?
Antes de entrar na definição de e-fatura, comecemos por explicar que uma fatura convencional é um documento fiscal, cuja sua emissão é obrigatória a todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços, mesmo que esta não tenha sido solicitada pelo seu adquirente, sendo obrigatória a sua emissão, a partir do momento que se dá uma transação comercial.
A fatura eletrónica acaba por ter exatamente o mesmo objetivo, só que emitida num formato digital, com o mesmo valor legal que uma fatura em papel, desde que esta contenha todas as menções obrigatórias e satisfaça as condições mínimas exigidas pela legislação, na garantia da autenticidade da sua origem e integridade do seu conteúdo.
Através deste mecanismo, imagine que ao invés de receber uma fatura em papel, receberá no seu telemóvel ou no seu computador, um e-mail com um documento para fazer download e poder guardar numa pasta no seu arquivo digital com todas suas contas pessoais. Do outro lado ficarão registados todos os dados referentes ao ao envio da ftura, aplicando-se o princípio de não repudio, definido como uma evidência para comprovar legalmente a autenticidade da sua origem, submissão, entrega e integridade, mesmo que haja negação de uma das partes envolvidas. Da parte do utilizador fica garantido que este recebe o documento através de um meio de comunicação mais rápido e eficiente, consegue ser uma parte ativa na preservação do planeta e adere a todo um processo de modernização administrativa, que aos poucos se vem tornando cada vez mais paradigmático da nossa sociedade.
Este sistema digital foi criado a partir de diretivas europeias, destinando-se a simplificar operações comerciais e garantir a autenticidade dos dados, segundo o que está mencionado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, onde constam alguns requisitos essenciais para o cumprimento da legislação: a utilização de uma assinatura eletrónica qualificada, a utilização de um selo eletrónico qualificado e /ou a utilização de um sistema de intercâmbio de dados EDI.
O que é um certificado digital?
O certificado digital de faturação eletrónica tem como objetivo assegurar a identidade do emitente da fatura, garantindo que o documento é proveniente da própria entidade, sem correr o risco de o documento ter sido adulterado ou manipulado por terceiros.
Existem dois tipos de certificado digital legalmente exigidos para a emissão de faturas eletrónicas: o certificado digital qualificado de assinatura e o selo eletrónico. Ambos devem ser emitidos por um prestador de serviços qualificado e devidamente credenciado pelo Gabinete Nacional de Segurança (GNS), uma instituição que tem como finalidade “garantir a segurança da Informação Classificada (IC) no âmbito nacional e das organizações internacionais de que Portugal é parte“.
Qual é a diferença entre um certificado qualificado de assinatura e um certificado de selo?
A diferença entre os dois é que o certificado digital qualificado de assinatura deve ser usado por pessoas singulares, identificando a existência da própria pessoa e da plenitude dos seus poderes, ao contrário do certificado de selo eletrónico que identifica uma pessoa coletiva, sendo utilizado como um carimbo digital da própria entidade.
Estes dois tipos de certificados podem ser utilizados para a emissão de E-faturas, embora o selo eletrónico seja o mais recomendado, por duas razões: Primeiro, porque os mecanismos de criação do selo são mais ágeis, permitindo a criação massiva de faturas. Segundo, porque no selo eletrónico não são partilhados quaisquer dados pessoais, estando essa informação acessível apenas às entidades certificadoras.
Eu preciso de algum certificado para emitir E-faturas?
A partir de 1 de janeiro de 2024, qualquer empresa ou entidade que pretenda emitir faturas num formato eletrónico deverá garantir a autenticidade e a integridade dos seus documento, através de um certificado digital, conforme é citado no Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de Fevereiro.
Mesmo que tenha adquirido um outro tipo de certificado no passado, este não será válido de acordo com o decreto-lei transcrito anteriormente, pois a legislação comunitária mudou, forçando a que a própria legislação nacional sofresse alterações nesta matéria, através da Diretiva 2010/45/UE do Conselho de 13 de Julho de 2010, onde ficou registada a exigência para que as faturas eletrónicas passassem a ser validadas apenas com a utilização de uma assinatura eletrónica qualificada.
Enviar uma fatura por e-mail também é considerado uma fatura eletrónica?
Embora exista uma enorme complexidade relacionada na compreensão desta matéria, porque a legislação não parece muito clara em certos pontos, devemos desde já esclarecer o leitor que o envio de uma fatura em formato PDF, emitida diretamente do seu sistema de faturação, será considerada uma forma de faturação eletrónica, obrigando a que estes ficheiros contenham uma Assinatura Eletrónica Qualificada. Esta nova obrigação tem suscitado muitas dúvidas nas empresas, pois muitas destas já possuíam um certificado digital, usado para garantir a validade dos seus documentos, enquanto outras entidades nunca se equacionaram quanto à obrigação legal de utilizarem assinaturas em documentos fiscais, exportados diretamente do(s) seu(s) sistema(s) de faturação. Segundo o Despacho nº 49/2022-XXIII, as empresas terão até ao final do ano de 2023 para prepararem os seus sistemas de faturação para esta nova obrigação legal, porque caso isso não aconteça, as faturas deixarão de ter qualquer validade legal, o que significa que o simples facto de uma fatura estar num formato digital, não lhe conferirá qualquer valor legal, pois tal só acontece com a aplicação de uma Assinatura Eletrónica Qualificada. Para sermos até mais exatos com esta questão, esta assinatura digital comprova perante a legislação, a autenticidade do emitente da fatura e a integridade do seu conteúdo, garantindo que não existe falsificação ou manipulação de dados, pois muitas vezes, colocava-se a questão de como apurar a autenticidade dos documentos em causa, se não existir nenhuma camada de segurança adicional que consiga garantir o cumprimento desse requisito obrigatório.
Como devo fazer para ter o meu sistema preparado?
Se já determinou a necessidade de emitir faturas eletrónicas a partir do seu sistema de faturação, então, deve em primeiro lugar falar com o seu parceiro informático, para garantir de que o sistema estará devidamente atualizado e preparado para emitir documentos desta natureza, pois muitos sistemas possuem soluções distintas, necessitando de algumas parametrizações previas para ativar este mecanismo.
Assim que tudo estiver devidamente preparado, as suas faturas serão emitidas de forma prática e sem qualquer tipo de alteração na sua metodologia de trabalho, tendo a garantia de que os documentos são devidamente assinados e entregues aos seus clientes, cumprindo todos os requisitos legais obrigatórios para que não venha a ter problemas no futuro. Voltamos a relembrar que a não utilização de uma Assinatura Eletrónica Qualificada, poderá provocar constrangimentos e fará com que o documento não tenha qualquer tipo de valor legal, segundo o que vem mencionado no Decreto-Lei n.º 28/2019.