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Fatura Adiantamento

Porque preciso de fazer adiantamentos?

Os adiantamentos fazem parte de uma das matérias que mais duvidas suscita aos utilizadores, porque efetivamente existe um conjunto de procedimentos administrativos a serem cumpridos, mas que na realidade, poucos utilizadores entendem a utilidade e a metodologia destes procedimentos.
Para melhor entendermos esta questão, deveremos ter como referência o artigo 29º do CIVA, no qual está explicitada a seguinte disposição: “Todos os sujeitos passivos são obrigados a emitir uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, tal como se encontram definidas nos artigos 3º e 4º do mesmo Código, independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem, bem como pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão ou da prestação de serviços“. Por outras palavras, isto significa que para qualquer operação de comercialização de bens ou serviços, seremos sempre obrigados a emitir uma fatura associada a essa transação, pois mesmo tratando-se de pagamentos por adiantamento, estes deverão ser registados como qualquer outra operação comercial, não havendo forma de contornar esta obrigatoriedade fiscal.

Como faturar sem saber o que vai ser adquirido pelo cliente?

Este é um dilema fácil de resolver, porque na realidade, quando não temos exatamente a noção do que irá ser faturado, deveremos usar uma rubrica própria para registar o valor do adiantamento em causa, uma referência que será especificamente usada para declarar o valor adiantado pelo cliente. Este cenário é muito usual em agências de viagens, empresas de serviços especializados, trabalhos técnicos ou em empresas ligadas à construção civil, porque muitas vezes o valor final depende em função dos materiais utilizados ou do número de horas necessárias para a conclusão de determinado serviço, sem que se consiga obter um valor final sem a conclusão dos trabalhos em causa.
No final, quando for necessário proceder à emissão da fatura definitiva, indicando todos os artigos e serviços adquiridos pelo cliente, deveremos criar as notas de crédito necessárias para deduzir às faturas adiantamento processadas anteriormente. Deveremos proceder à emissão da fatura final, contendo o valor total dos trabalhos em causa, mas apenas será cobrado ao cliente, o valor final menos o valor total dos adiantamentos efetuados.

Desta forma sou obrigado a declarar o IVA ao Estado?

Regra geral, quando o sujeito passivo recebe um adiantamento é obrigada a declarar o IVA referente ao valor recebido, sendo este valor declarado via SAF-T, através da emissão da fatura, caso os produtos ou serviços em causa estejam sujeitos a IVA. Por outro lado, o cliente poderá também deduzir o IVA das faturas adiantamento na sua contabilidade, razão pela qual será do seu maior interesse que estas faturas sejam devidamente emitidas e comunicadas à Autoridade Tributária.
Quando se der a emissão da fatura final, a entidade deve considerar o adiantamento na própria fatura e emitir as notas de crédito referentes aos adiantamentos realizados previamente, podendo dessa forma regularizar o IVA anteriormente liquidado. Por outras palavras, quando seguimos estritamente este processo de registar as faturas adiantamento, os valores sujeitos a tributação estarão sempre corretos, porque a soma entre as notas de crédito e as faturas emitidas, dará sempre o total correto a ser tributado pela Autoridade Tributária.

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Documentos Internos

O que são documentos internos e para que servem?

Os documentos internos servem apenas para atos de gestão interna da empresa, sempre que seja necessário proceder a registos de natureza interna para gestão ou controlo de determinados procedimentos. Usam-se documentos desta natureza para registos fora do âmbito fiscal, mas que são necessários para o bom funcionamento da atividade, havendo a liberdade para criar ou editar documentos, sem o perigo destes serem fiscalmente assinados.
No entanto, isso só é possível pelo simples facto de não ser atribuído qualquer tipo de valor fiscal ao documento de natureza interna, sendo também essa a razão pela qual não deve ser apresentado ao cliente, por não reunir todos os requisitos legais necessários para esse efeito.

Porque razão o meu documento não imprime todos os dados?

Na realidade, segundo o que indica o Oficio Circulado n.º 30213, os documentos internos não são considerados fiscalmente relevantes, conforme cita o  Decreto de Lei 28/2019. Tendo em conta essa razão, isso significa que estes mesmos documentos também não irão constar no ficheiro SAF-T a entregar à Autoridade Tributária, porque não produzem qualquer tipo de influência no impacto fiscal da nossa empresa. Aprofundando com maior detalhe o mesmo Oficio Circulado, percebemos que a partir do momento que estes documentos não constam no ficheiro SAF-T, então, no ato de impressão não deverão incluir qualquer tipo de menção referente: a preços, valores unitários ou totais, impostos e retenções aplicadas, porque tendo em conta a sua natureza, não terão qualquer outro tipo de efeito que não seja o auxilio da gestão interna das empresas.

Que campos não serão impressos nestes documentos?

Código Cliente;
Contribuinte do cliente;
Referência do documento de origem;
Preço unitário dos artigos;
Imposto dos artigos,
Total líquido dos artigos;
Resumo dos impostos;
Dados de Transporte.

Poderei converter este documento noutros documento fiscalmente relevantes?

Sim, apesar das suas limitações, é possível usar documentos internos para conversões noutros documentos com valor fiscalmente relevantes, como é o caso dos orçamentos, notas de encomenda ou faturas. Para além disso, também é possível editar os modelos de impressão para colocar algumas variáveis que sejam úteis constar na impressão de documentos desta natureza, embora nem todas as variáveis estejam disponíveis para esse efeito, conforme citado nos parágrafos anteriores.

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Guias de Transporte

O que é uma guia de transporte e para que serve?

É um documento de natureza fiscal que oficializa o processo de transporte de bens, pelo território nacional, sempre que estes estejam fora dos seus locais de produção, transformação ou exposição nos estabelecimentos de venda. Estes documentos deverão ter alguns requisitos de caráter obrigatório para que possam ser considerados fiscalmente válidos, caso contrário, o transportador e/ou a firma responsável pelo transporte destas mercadorias poderão ser alvos de uma coima pecuniária.
Com base na própria definição escrita pela própria Autoridade Tributária, o ciclo de transporte de mercadorias desde o momento de carga até à descarga no local de destino, deverá designar-se como o regime de bens em circulação, devendo todos os requisitos legais serem consultados no Decreto de Lei n.º 147/2003.

Que requisitos deverá ter uma guia de transporte?

De acordo com a legislação em vigor, os elementos obrigatórios a constar numa guia de transporte deverão ser os seguintes:

Designação social do remetente dos bens;
Morada e localidade do remetente dos bens;
Número de identificação fiscal do remetente dos bens;
Designação social do adquirente dos bens;
Morada e localidade do adquirente dos bens;
Número de identificação fiscal do adquirente dos bens;
Designação comercial dos bens,
Indicação das quantidades transportadas;
Locais de carga e descarga;
Data e hora em que se inicia o transporte.

Uma Guia de transporte tem prazo de validade?

As guias de transporte têm validade desde o momento da sua emissão até à finalização do processo de entrega dos bens. A comunicação destas guias deve ser feita antes do inicio do transporte, porque durante o seu processo, as mercadorias já deverão estar a circular com o código fornecido pela Autoridade Tributária. Sempre que comunicarmos o transporte das nossas mercadorias, através do portal das Finanças, será fornecido um código de validação que deverá constar nos nossas guias de transporte ou em qualquer outro tipo de suporte documentacional, sendo um requisito obrigatório apresentar em caso de fiscalização.

Excepções para a não comunicação do transporte de mercadorias?

Existem algumas excepções definidas pela legislação, como mostram os seguintes pontos:

Bens de uso pessoal ou doméstico;
Bens provenientes de retalhistas que se destinem a consumidores finais;
Bens provenientes de produtores agrícolas transportados por conta própria;
Bens respeitantes a transações intracomunitárias;
Bens respeitantes a transações com países terceiros sujeitos a um destino aduaneiro;
Bens que circulem por motivo de mudança de instalações do sujeito passivo.

Qual a diferença entre as Guias de Transporte e a Guia de Remessa?

Na teoria, define-se a guia de remessa como um documento indicativo do envio de mercadoria para o destinatário, enquanto que a guia de transporte deve ser o documento que acompanha a mercadoria durante o seu processo de transporte. Mas na prática, ambos os documentos acabam por ter a mesma natureza, não havendo qualquer distinção da parte da Autoridade Tributária quanto à sua objetividade, desde que estes documentos contenham todos os elementos necessários para o regime de bens em circulação, ambos acabam por ser considerados válidos no ato do transporte de mercadorias.

Se eu faturar a um cliente também deverei emitir uma guia de transporte dos bens vendidos?

Muitas pessoas não sabem, mas uma fatura pode ser utilizada como documento de transporte, desde que na impressão do documento constem todos elementos obrigatórios, referidos no legislação através do artigo 36.º do CIVA, incluindo: os locais de carga e descarga, a data e hora em que se inicia o transporte e a identificação dos intervenientes da operação, que neste caso serão o remetente e o adquirente. Deve-se ainda acrescentar a estes pontos que para efeitos de transporte, a fatura deve ser impressa em triplicado para acompanhar a mercadoria durante o seu processo de transporte.

E se eu transportar a mercadoria, mas não souber quem é o seu destinatário?

Nestes casos em concreto, devemos usar uma guia de transporte global, que nada mais é do que uma guia de transporte normal, em que a grande diferença está no facto de não ter um destinatário definido. Deve ser criada sempre que seja necessário declarar o transporte de mercadorias, mas sem que se tenha conhecimento a quem as faturas serão emitidas. Esta metodologia é muito utilizada por vendedores ambulantes que necessitem de transportar os seus produtos até um local especifico, como por exemplo: feiras ou locais de venda ambulante, não devendo constar no documento qualquer identificação do cliente ou adquirente, pois tal não será possível no momento em que se dá o transporte.

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IVA no E-commerce

O que é o E-commerce?

O e-commerce é um conceito de mercado que define todas as transações comerciais efetuadas através da Internet, podendo os consumidores adquirem produtos ou serviços, sem qualquer tipo de barreira geográfica. O comércio electrónico expandiu-se tão rapidamente nos últimos anos que se prevê um nível de expansão avassalador nos próximos tempos, encurtando as diferenças entre o comércio “convencional” e o comércio “electrónico”, pois cada vez mais as empresas apostam numa presença “online” para aumentar o seu volume de negócios.

Qual é o objetivo desta mudança?

Desde 1 de julho de 2021 que as novas regras do IVA europeu entraram em vigor em Portugal, destinando-se especificamente ao comércio electrónico. O principal objetivo desta medida é diminuir as divergências encontradas entre o IVA expectável e o IVA cobrado nos países membros da União Europeia. Por outras palavras, esta regulamentação serve para criar um regime uniforme para todas as entregas transfronteiriças, combater a fraude fiscal garantindo a declaração do IVA no local de consumo e equilibrar as obrigações no pagamento dos impostos por empresas que estão dentro ou fora da UE.
A Diretiva Europeia 2019/1995 e o Decreto de Lei n.º 290/92 vêm precisamente estabelecer as regras de tributação da entrega de bens e serviços que são contratados através da Internet, garantindo maior segurança e transparência ao nível da tributação aplicável às compras online.

O que mudou com as novas regras?

Nas vendas de bens e serviços à distância, para consumidores na UE, serão aplicadas as taxas de IVA em vigor no país de destino;
Deixa de ser obrigatório efetuar um registo no Balcão Único de IVA de cada país na UE para os quais queremos vender, sendo apenas necessário um registo único no Balcão Único de IVA do país de origem;
Os agentes económicos passam a poder utilizar o Balcão Único de IVA para declarar as vendas à distância e cumprir todas as obrigações fiscais associadas; Fim da isenção de IVA para remessas de bens importados até ao valor de 22 euros;
Criação de um regime especial para a liquidação do imposto associado à venda de bens importados (com valor máximo de 150€) por parte de sujeitos passivos não sediados na UE;
Os agentes económicos são responsáveis por assegurar a cobrança e liquidação do imposto, nos países de destino dos bens vendidos por seu intermédio, assim como assegurar que todas as transações são registadas e documentadas.

E no caso dos pequenos negócios?

Caso o volume de vendas em causa seja inferior ao limite de 10 mil euros, o agente poderá não cobrar o imposto com base no país de destino, mas sim, definir se a cobrança desse mesmo imposto será com base no que é aplicado ao país associado à sua sede fiscal.

O cliente final sente algum impacto nesta mudança?

Sim, o cliente final sentirá o impacto das novas regras do IVA, caso efetue compras à distância, a partir de lojas com sede fiscal noutros países que não o seu. O IVA aplicado nestas transações deverá ser correspondente ao imposto aplicado no país para o qual os bens serão enviados e colocados à disposição do adquirente, ou seja, o cliente final pagará o IVA que estiver em vigor no seu país e não o imposto que estiver definido no país onde foi adquirido o produto ou serviço.

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QR Code Obrigatório

A Decreto de lei 28/2019 veio introduzir a obrigatoriedade do QR Code para 2022, em documentos fiscalmente relevantes, simplificando a comunicação dos mesmos por parte de pessoas singulares à Autoridade Tributária para determinação das respetivas despesas dedutíveis em sede de IRS. Desta forma, qualquer cidadão pode auxiliar a Autoridade Tributária a combater a fraude e evasão fiscal, dois flagelos do mundo contemporâneo que muito ameaçam a justiça e a sobrevivência dos Estados.

O que é um QR Code?

Basicamente é uma abreviatura à sigla “Quick Response”, tratando-se de um código bidimensional que pode ser lido por equipamentos preparados para esse efeito, como por exemplo: um telemóvel. Este código contém informações tanto no plano vertical como no plano horizontal, possibilitando o armazenamento de centenas de vezes mais dados que um código de barras tradicional.
Com esta introdução nos documentos fiscais, um simples utilizador poderá agarrar no seu próprio telemóvel e usar a câmara do seu equipamento para comunicar o documento à Autoridade Tributário, sem que hajam qualquer tipo de burocracias envolvidas neste processo e sem que tenha particular necessidade de indicar o seu NIF, no ato de emissão de uma fatura.

Em que documentos devem constar os QR Codes?

Todas as Faturas e documentos considerados fiscalmente relevantes, emitidos pelo software de faturação, deverão conter a impressão do QR Code. Assim todos os layouts de impressão dos seguintes documentos deverão ser atualizados:

Orçamentos;
Faturas pró-forma;
Faturas;
Faturas Simplificadas;
Faturas Recibo;
Notas de débito;
Notas de crédito;
Faturas Adiantamento;
Guias de remessa;
Guias de transporte incluindo as globais;
Guias de consignação;
Notas de encomenda;
Guias de devolução ao fornecedor;
Recibos.

Qual o impacto na minha empresa?

O software de faturação da sua empresa deve ser atualizado de acordo com a legislação, tornando possível que os documentos fiscais possam ser emitidos contendo este elemento no “layout” de impressão. De acordo com a Portaria n.º 195/2020, este código terá de obedecer às especificações técnicas definidas pela Autoridade Tributária, devendo ser colocado na primeira ou última página do documento com o tamanho mínimo de 3×3 cm.
Num QR Code virão indicados os principais elementos que devem constar numa fatura, tais como os dados do adquirente, as bases tributáveis e as taxas de IVA dos bens e/ou serviços cobrados.